Hoy te voy a enseñar una serie de 9 trucos de las Hojas de cálculo de Google con los que no echo de menos Excel, haciendo que este software resulte más atractivo y productivo. Google Sheets son las hojas de cálculo de Google, las cuales son sencillas de utilizar, en línea y de forma totalmente gratuita.
Es una alternativa y además muy real, puesto que todo o prácticamente todo lo que puede hacer Microsoft Excel, lo realiza la versión que ha creado Google. Si a ese gran rendimiento le sumas que puedes completarlo con ciertos trucos para hacerte la vida más sencilla, entonces seguro que tienes ganas de probar Google Sheets.
Combinaciones de teclas
Las combinaciones de teclas en cualquier hoja cálculo es algo que suelen utilizar cierto tipo de usuarios, los cuales prefieren este tipo de solución para entrar en algunas partes de este tipo de software, ya que consiguen ser mucho más veloces a la hora de manejarlo.
Estas son las combinaciones más utilizadas de Google Sheets con respecto al sistema operativo Windows:
- Seleccionar todo: Ctrl + A
- Copiar: Ctrl + C
- Cortar: Control + X
- Pegar: Ctrl + V
- Insertar enlace: Ctrl + K
- Quitar formato: Ctrl + \
- Dar formato de fecha: Ctrl + mayús + 3
- Dar formato de moneda: Ctrl + mayús + 4
- Buscar en los menús: Alt+ /
- Insertar un comentario: Ctrl + alt + M
- Pegar solo valores: Ctrl + mayús + V
- Insertar una nota: mayús + F2
- Fórmulas multilínea: Ctrl + enter
- Buscar y sustituir: Ctrl + H
- Acceder a una fórmula: F2
- Menú Archivo en Google Chrome: Alt + F
- Menú de edición en Google Chrome: Alt + E
- Ver menú en Google Chrome: Alt + V
- Insertar menú en Google Chrome: Alt + I
- Menú de herramientas en Google Chrome: Alt + T
- Menú de ayuda en Google Chrome: Alt + H
Exportar un PDF
Con Google Sheets vas a poder exportar datos, algo de gran ayuda, además de que lo puede hacer en dos formatos diferentes como son (acuérdate de sustituir la ID por la tuya):
- Si quieres exportar en PDF te debes servir de este enlace: https://docs.google.com/spreadsheets/d/[ID]/export?format=pdf
- Si lo que quieres es hacer lo mismo, pero en formato JSON, el enlace: https://spreadsheets.google.com/feeds/list/[ID]/1/public/values?alt=json
Imprimir aquello que se necesite
Cuando se quiere imprimir una hoja de cálculo, es conveniente conocer una serie de trucos relacionados con esta acción, puesto que van a venir genial para que todo salga exactamente como cada uno quiera.
Imprimir en Google Sheets es sencillo, pero si tienes en cuenta lo siguiente, todo te va a salir mucho mejor y con ciertos toques distintivos, además de conocer como se realiza la impresión en este software de Google:
- Comienza por pulsar en Archivo, luego Imprimir y después hacer clic en la Hoja que quieres imprimir, es decir, la que tienes abierta
- Para poder imprimir la hoja de cálculo al completo, pulsaremos en ella.
- Pulsando en Celdas seleccionadas vas a poder imprimir solamente algunas celdas que hayas seleccionado previamente, por lo que aparecerá solo la información que tú quieras.
- Si seleccionas una hoja vas a tener la oportunidad de imprimirla únicamente (olvidando las demás) pulsando en Hoja Actual
- Como ya tienes todo lo que necesitas, haz clic en Siguiente y después en Imprimir, siempre y cuando utilices Google Chrome como navegador. Si usas otro, lo mejor es dar en descargar un PDF y a partir de ahí utilizar otro tipo de programa para su impresión.
Detecta el idioma
Es muy interesante que se pueda detectar el idioma de un texto de una hoja de cálculo de manera automática gracias a Google Sheets. Tendrás que utilizar ‘DetectLanguage’.
La sintaxis para poder conocer el idioma es la siguiente: =DETECTLANGUAGE(texto_o_rango)
Traducir texto
Siguiendo con el tema de los idiomas, otro truco interesante es el de conocer cómo puedes traducir algo que se haya escrito en una hoja de cálculo al idioma que quieras o hacerlo, justo al revés, traducir a nuestro idioma de cualquier escrito.
La forma de realizarlo es mucho más sencilla de lo que crees, y con un solo formato lo vas a poder realizar. Es el siguiente: =GOOGLETRANSLATE(celda o texto a traducir; código de idioma origen; código de origen destino)
Proteger unas celdas y hojas
Vas a poder proteger las celdas y hojas que quieras de una manera muy sencilla y que te permitirá que queden inamovibles hasta que decidas que no sea así.
- Haz clic derecho y vete a ‘Ver más acciones de celda‘
- Ahora tienes que hacer clic, en el desplegable que sale, en ‘Proteger este rango de celdas’
- Si lo que quieres es proteger una hoja, puedes hacer clic derecho sobre ella y seleccionar ‘Proteger hoja‘
- Después de poner una descripción y especificar las celdas u hojas que vas a proteger, debes pulsar en ‘Establecer permisos‘. Existe la posibilidad de que se muestre una advertencia cada vez que alguien intente modificar la parte protegida.
Una hoja de cálculo de Google Sheets en una web
Otra facultad que puede ser interesante en un momento dado es la de ingresar una hoja de cálculo que hayas creado en Google Sheets dentro de una página web, para que sirva de aclaración o como complemento. Para conseguirlo solamente debes realizar lo siguiente:
- Vete a la barra de menú y haz clic en Archivo > Compartir > Publicar en la Web.
- Ahora verás dos pestañas
- Enlace: si quieres un enlace de acceso público a la hoja de cálculo
- Insertar: si lo que quieres es insertar la hoja de cálculo en un sitio web
Crear un menú desplegable
Puede que quieras generar un desplegable en una celda para marcar la acción en cada una de ellas. Por ejemplo, incluir un ‘Sí’ o un ‘No’, como condicionante.
- Primero, resalta el rango de celdas donde deseas realizar esta acción, para seguidamente hacer clic en ‘Datos’ en el menú principal y después en ‘Validación de datos‘
- Verás cómo se abre un panel lateral, donde, en ‘Criterios’, puedes optar por crear un menú desplegable o una casilla de verificación para las celdas seleccionadas.
En un principio es fácil, pero si tienes que generar muchas puede parecer bastante trabajoso, aunque concede muchas ventajas dependiendo de la hoja de cálculo que tengas.
Limpiar celdas
Si sueles transferir datos entre hojas de cálculo, seguramente te habrá ocurrido que aparecen nombres mal puestos, espacios adicionales, duplicados o incluso caracteres innecesarios. Pues bien, todo eso se puede solucionar con algunas funciones como:
- =CLEAN: para eliminar caracteres
- =PROPER: para poner nombres en mayúsculas
- =SPLIT: para separar nombre y apellidos en diferentes celdas
Estos son algunos ejemplos, puesto que si quieres más sugerencias para limpiar una hoja de cálculo solo debes ir a ‘Datos‘ en la barra de menú y después a ‘Limpieza de datos’. Aquí encontrarás las opciones ‘Sugerencias de limpieza‘, ‘Eliminar duplicados’ y ‘Recortar espacios en blanco’, por ejemplo.
Con todos estos trucos seguro que serás capaz de sacarle un mayor partido a Google Sheets y de darte cuenta del potencial de esta herramienta gratuita de Google con respecto al Excel de Microsoft.
