Como poner fecha de caducidad a los archivos compartidos en Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube muy usado en todo el mundo, gracias a que ofrece unas características muy interesantes en su plan gratuito. Una de las últimas funciones que ha recibido Google Drive, consiste en poner una fecha de caducidad, a los archivos que compartes mediante esta plataforma.

Cómo poner fecha de caducidad con la versión de pago de Google Drive

Google Drive añadió hace un tiempo una nueva opción que permite establecer una fecha de caducidad a todos los archivos, que compartas utilizando esta genial herramienta. Destacamos que necesitarás utilizar un plan de pago de Google Drive para poder aprovechar esta característica, pero los archivos que decidas compartir poniendo una fecha de caducidad, también serán accesibles para usuarios de la versión gratuita de Google Drive.

El proceso para poner una fecha de caducidad a tus archivos compartidos de Google Drive es muy sencillo. En primer lugar, necesitas acceder a tu cuenta de Google Drive utilizando tu navegador web favorito.

Una vez que estés dentro de tu cuenta de Google Drive, el siguiente paso consiste en localizar el archivo que quieres compartir con una fecha de caducidad. Cuando hayas localizado el archivo, haz clic con el botón derecho y elige la opción “Compartir”.

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Con ello se abrirá una ventana, desde la cual podrás añadir todos los usuarios con los que quieres compartir ese determinado archivo. También puedes utilizar el menú desplegable que hay en el botón en forma de lápiz para limitar los permisos a cada usuario.

De esta forma podrás hacer que un determinado usuario pueda acceder a los archivos, modificarlos y comentar, o solo acceder a ellos para visualizarlos. Esto puede ser algo muy útil para grupos de trabajo.

Para establecer una fecha de caducidad al archivo que vamos a compartir, necesitamos hacer clic en “Avanzado”.

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Se abrirá una nueva ventana desde la cual puedes configurar algunos parámetros adicionales a lo que hemos visto anteriormente. En este caso nos interesa la opción que está situada debajo del nombre del propietario, podrás identificarla porque tiene un icono bastante similar a un reloj.

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Cuando ya has hecho clic en este icono con una forma similar a un reloj, podrás establecer la fecha a partir de la cual quieres que el archivo compartido deje de estar disponible, gracias a un pequeño calendario incluido en la herramienta. Puedes especificar incluso la hora a partir de la cual quieres que deje de estar disponible.

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Algo bastante interesante, es que puedes repetir este proceso para cada uno de los usuarios con los que has decidido compartir el archivo. Esto significa que podrás personalizar la fecha límite de acceso a los archivos, que quieres establecer a cada uno de los usuarios.

Cuando hayas terminado, solo tienes que hacer clic en el botón “Guardar cambios”.

Cómo poner fecha de caducidad con la versión gratuita de Google Drive

En caso de que seas usuario de la versión gratuita de Google Drive, también tenemos un pequeño truco que puedes utilizar para poner una fecha límite a tus archivos compartidos. En este caso el proceso es un poco más complejo, ya que necesitas acceder a un script externo.

En realidad este escrito es muy sencillo de utilizar, ya que solo tienes que especificar la URL del archivo compartido, y la fecha a partir de la cual quieres que deje de estar disponible. El principal inconveniente que tiene este método, es que no puedes poner una fecha personalizada para cada usuario.

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Cuando hayas terminado, haz click en el botón “Guardar cambios” para guardar la información introducida en el script.

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Esto es todo, esperamos que te sea muy útil.

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