Guía completa para hacer la Declaración de la Renta 2018 si eres autónomo

Hacienda llama a la puerta de cada contribuyente como cada año. A principios de febrero ya vimos las fechas de 2019 para presentar la Declaración correspondiente al año fiscal anterior, es decir, 2018. En el caso de los autónomos, la fecha de presentación coincide con la del resto de contribuyentes. Será a partir de 1 de abril cuando todos los autónomos adscritos al RETA podrán solicitar cita previa a Hacienda. Un día después, el 2 de abril, se abre el plazo oficial para presentar el borrador de la Renta vía telemática (por Internet o a través de la aplicación). Si optamos por hacerlo de manera presencial, tendremos que esperar hasta el 14 de mayo. En cualquier caso, mostraremos los pasos a seguir para hacer la Declaración de la Renta 2018 si somos autónomos.

Novedades de la Renta 2018 en 2019

Antes de proceder a explicar todo lo necesario para hacer la Declaración de la Renta 2018 en el régimen de autónomos, debemos de hacer mención a las novedades introducidas por la AEAT en 2019 respecto al ejercicio de 2018.

Como ya vimos en este otro artículo, las dos novedades de la Renta 2018 que afectan a los autónomos están relacionadas con la maternidad y la paternidad. Si hemos cobrado una baja de este tipo durante 2018 y se aplicaron retenciones de IRPF, Hacienda deberá realizar la devolución del importe retenido. La última normativa lanzada por el Gobierno estima que las bajas de maternidad y paternidad están exentas de retención.

La segunda novedad está relacionada con la matriculación de los hijos menores de 3 años en guarderías autorizadas. Si durante 2018 hemos matriculado a alguno de nuestros hijos menor de 3 años en una guardería debidamente registrada, podemos disfrutar de una devolución hasta una cantidad máxima de 1.000 euros.

Consejos y recomendaciones para realizar la Declaración de la Renta 2018

Realizar el borrador de la Declaración si es nuestra primera vez puede convertirse en todo un dolor de cabeza. Dado que el plazo para presentar el borrador de forma telemática comienza un mes antes que las presentaciones presenciales, lo recomendable es empezar con la elaboración del mismo cuanto antes.

Debemos de tener en cuenta que como autónomos tendremos que presentar una serie de documentos y modelos que dependerán del volumen de nuestra actividad económica. Es por ello que el proceso puede llegar a ser bastante más complejo que una Declaración general de trabajadores por cuenta ajena.

Cabe añadir que en el caso de que tengamos hijos menores de edad o estemos casados, es probable que tengamos que presentar una Declaración de la Renta conjunta. También puede darse el caso de que tengamos que presentar dos declaraciones, una conjunta y otra individual. En cualquier caso, lo mejor será preguntar a un gestor especializado o a la oficina de la Hacienda pública para resolver todas las dudas.

¿Qué necesitamos para hacer la Declaración de la Renta 2018 si somos autónomos?

Si vamos a hacer la Declaración de la Renta por primera vez, es probable que no contemos con un método de acceso a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Actualmente la AEAT cuenta con cuatro métodos distintos para realizar el borrador de la Renta de forma telemática:

• DNI electrónico
• Certificado Digital
• Contraseña Clave PIN
• Aplicación oficial de la AEAT

El último método puede resultar muy útil si el volumen de nuestra actividad económica ha sido bajo o somos trabajadores por cuenta ajena. No obstante, lo mejor para realizar el borrador de la Declaración de la Renta 2018 es recurrir a la web de Hacienda. Podemos hacerlo a través de los primeros tres métodos. Dado que los dos primeros dependen de otros organismos, lo mejor será recurrir a la Contraseña Clave PIN.

En este otro artículo mostramos cómo solicitar la Clave PIN para entrar en la web de Hacienda. En el caso de que hayamos realizado declaraciones en años anteriores, tan solo tendremos que introducir la información de la casilla 440 del año anterior, es decir, de la Declaración de 2017.

Una vez hayamos accedido correctamente a la web de Hacienda, tendremos que reunir todas las declaraciones trimestrales del año 2018. En estas se incluyen las declaraciones del IVA y el IRPF, así como las correspondientes a la Transmisión de bienes patrimoniales (compraventa de vehículos y otros bienes sujetos a Renta). Junto a estas, nuestro libro de cuentas personal con todas las facturas generadas por nuestro negocio y, por supuesto, todos los contratos de trabajadores y el alquiler del local o la oficina.

Pasos para hacer la Declaración de la Renta 2018 en 2019

Con todo listo ya y una vez hayamos reunido todos los documentos requeridos por Hacienda, tendremos que seguir una serie de pasos para asegurarnos de no cometer ningún error.

Paso 1: verificar la información de los pagadores

Una vez estemos dentro de la web de Hacienda, lo primero que se nos mostrará serán los datos relacionados con los Pagadores, es decir, todas las empresas o autónomos a los que hemos emitido factura durante el ejercicio de 2018.

También puede darse el caso de que se incluya información de las empresas que han realizado pagos a título de trabajador por cuenta ajena solo y exclusivamente si hemos trabajado en algún momento de 2018 para alguna empresa como trabajador sin ser autónomos.

Para tramitar toda esta información correctamente, tendremos que proceder de la siguiente forma:

• Pagos procedentes de empresas a título de trabajador por cuenta ajena (sin ser autónomos): seleccionar la opción de Trasladar al apartado de Trabajo
• Pagos procedentes de empresas y otros autónomos a título de autónomo: seleccionar la opción de No trasladar

Debemos de tener en cuenta que los pagos procedentes de otros autónomos y empresas deberán justificarse en su correspondiente apartado, por lo que es muy importante que no traslademos los pagos de estos al apartado de Trabajo.

Paso 2: comprobar los datos personales y de carácter familiar

Lo siguiente que tendremos que hacer una vez hayamos verificado la información de los pagadores será comprobar la información personal y familiar.

Algunos de los datos más importantes son los datos de nuestra persona, el NIF y por supuesto, la Comunidad Autónoma donde hemos realizado la actividad profesional. En este apartado también tendremos que indicar si nuestra declaración va a realizarse de forma conjunta, individual o ambas a la vez. Nuevamente hacemos hincapié en que lo mejor para aclararlo será recurrir a un gestor especializado o a un agente de Hacienda.

Posteriormente, el borrador requerirá nuestra información correspondiente a la vivienda habitual, además de la referencia del catastro que le corresponda a esta. En la web del Gobierno dedicada al catastro podemos ver toda la información del catastro de nuestra vivienda. En caso de que hayamos cambiado de domicilio en algún momento de 2018, también tendremos que agregar la información relativa a este.

Finalmente, tendremos que rellenar la información relativa a los hijos menores de 25 años o con discapacidad que convivan en la unidad familiar de darse el caso.

Paso 3: marcar, si lo requiere, las asignaciones tributarias y representante

Toca el turno de marcar la famosa casilla de la Iglesia. Junto a esta, también podemos marcar casillas destinadas a la ciencia y a organizaciones con fines solidarios.

En cuanto a la información relativa al representante, no necesitaremos rellenar los datos del mismo solo si realizamos la declaración única. Puede darse el caso de que tengamos que declarar la Renta de familiares a nuestro cargo. Tendremos que consultar a nuestro gestor o a Hacienda para comprobarlo.

Finalmente, marcaremos la casilla 107 solo si la declaración se trata de una Declaración de la Renta complementaria.

Paso 4: comprobar la información de los Rendimientos del trabajo y del capital mobiliario

En esta parte del borrador deberá encontrarse toda la información relacionada con los pagos e ingresos que hayamos recibido como trabajadores por cuenta ajena sin ser autónomos. Si hemos trasladado todos los pagos del Paso 1 correctamente, debería aparecer automáticamente.

En lo referente a los rendimientos obtenidos por el capital mobiliario, estos hacen referencia a los intereses que hayamos recibido en nuestra cuenta del banco por operaciones relacionadas con la compraventa de acciones. Al igual que en el apartado de los rendimientos del trabajo, estos deberán rellenarse automáticamente si están declarados durante el ejercicio de 2018.

Paso 5: rellenar los datos relativos a los Bienes inmuebles aparte de la vivienda habitual si los hubiera

En el caso de que tengamos bienes inmuebles más allá de nuestra unidad familiar, tendremos que completar los datos relativos a pisos y otras propiedades inmobilarias tales como terrenos y casas arrendadas.

Aquí tendremos que separar entre inmuebles afectos a actividades económicas, es decir, los que se explotan con el fin de realizar la actividad económica, y entre inmuebles no afectos. Para cada uno de estos inmuebles Hacienda establece dos apartados distintos donde podremos rellenar toda la información requerida.

Paso 6: completar la información relacionada con la estimación directa para los autónomos

Llegamos al apartado más importante de todos si no pertenecemos a ningún colectivo con régimen especial, como pueden ser actividades relacionadas con la agricultura y la ganadería. Los datos requeridos en este apartado incluyen facturas, gastos deducibles, ganancias y pérdidas y todo tipo de información relacionada con nuestra actividad económica.

Generalmente, la mayoría de autónomos pertenecen a una única categoría de actividad económica (por ejemplo, artistas, mecánicos, electricistas…) correspondiente al I.A.E (Impuesto de Actividades Económicas). En el caso de que pertenezcamos a dos categorías distintas y estemos dados de alta en dos epígrafes distintos, tendremos que rellenar cada categoría de forma individual. Posteriormente explicaremos cómo agregar una segunda o tercera actividad económica una vez hayamos rellenado la primera.

En cuanto a la información requerida por Hacienda, a continuación veremos punto por punto la documentación necesaria para cumplimentar todos los datos.

Tipo de actividad económica

En este apartado tendremos que indicar el código o la clave relacionada con el tipo de actividad económica que desarrollemos. Este código puede encontrarse en la documentación del Alta de Autónomo; concretamente en el apartado de Categoría profesional.

Dependiendo del tipo de actividad, tendremos que elegir el tipo de modalidad (estimación simplificada o normal) y si se aplica el criterio de cobros y pagos. Tendremos que contactar con nuestro asesor para verificar qué asignaciones conlleva nuestra actividad profesional.

Por último, tendremos que marcar la casilla de Declarante para indicar a Hacienda que la actividad es personal, es decir, que no la está realizando una persona ajena a nosotros (un familiar u otro declarante que hayamos incluido en la Declaración).

Ingresos por actividad económica

Como el propio nombre del epígrafe indica, tendremos que anotar la suma de todos los ingresos percibidos y facturados durante el ejercicio de 2018 sin IRPF ni IVA. Lo mejor para ello es tener nuestro libro de cuentas a mano para no dejarnos ninguna factura en el camino.

Declaración del IRPF

En el mismo apartado de Ingresos por actividad económica tendremos que introducir la retención del los ingresos recibidos durante el 2018 al momento de pulsar el botón de Edición.

Aquí tendremos que diferenciar entre las retenciones sufridas en nuestra actividad económica (se obtiene sumando el IRPF de todas las facturas de 2018) y las retenciones sujetas al arrendamiento de bienes urbanos para la explotación de la actividad económica.

Las casillas a rellenar en este apartado son las siguientes:

• Casilla 0560: el sumatorio de todas las retenciones por arrendamientos urbanos para la explotación de la actividad
• Casilla 0561: el sumatorio de todas las retenciones (IRPF) generadas por la actividad (excepto los arrendamientos)
• Casilla 0566: el sumatorio de todos los pagos de IRPF a Hacienda durante 2018 en las declaraciones mensuales o trimestrales (generalmente a través del modelo 130)
• Resto de casillas: el IRPF relacionado con actividades que no se incluyen en las casillas anteriores

Gastos deducibles en la Declaración de la Renta 2018 en 2019

Llegamos a los gastos deducibles. Como cada año, Hacienda establece una serie de gastos que pueden ser deducidos solo y exclusivamente si vienen derivados de nuestra actividad profesional. Es por ello que no podremos incluir deducciones de carácter personal (compra de un vehículo personal, televisiones para el hogar…).

Os dejamos a continuación con la lista de gastos deducibles publicada por Hacienda:

• Consumos de explotación: todos los gastos relacionados con el material necesario para el desarrollo de la actividad, como ordenadores, impresoras, pantallas, gasolina…
• Seguridad Social a cargo de la empresa: todos los gastos relacionados con los pagos a la Seguridad Social (cuotas de autónomo, retenciones en la nómina de los empleados…)
• Sueldos y salarios: todos los gastos relacionados con la remuneración a los trabajadores. También se incluyen dietas, viajes y pagas extraordinarias
• Otros gastos de personal: todos los gastos relacionados con cursos de formación, seguros, y gastos derivados del personal contratado que no han sido incluidos en el epígrafe anterior
• Reparaciones y conservación: todos los gastos relacionados con la conservación y reparación del material y las instalaciones donde se desarrolla la actividad
• Servicios de profesionales independientes: todos los gastos derivados de la contratación de servicios de profesionales tales como abogados, notarías, electricistas…
• Otros servicios exteriores: todos los gastos relacionados con el transporte, la investigación, el desarrollo, la publicidad, los gastos del agua, el Internet y la electricidad, los gastos bancarios…
• IVA soportado: todos los gastos que no hayan podido desgravarse en las declaraciones trimestrales del IVA
• Tributos fiscalmente deducibles: todos los gastos relacionados con los tributos deducibles, como el IBI del inmueble donde se desarrolle la actividad

Otros gastos deducibles:

• Arrendamientos y cánones
• Gastos financieros
• Amortizaciones
• Pérdidas por insolvencias de deudores
• Incentivos al mecenazgo
• Otros servicios fiscalmente deducibles

Paso 7: dar de alta otra actividad económica (solo si estamos dados de alta en dos o más actividades en el epígrafe I.A.E.)

Una vez hayamos rellenado toda la información relacionada con la estimación directa para los autónomos, el borrador calculará de forma automática el rendimiento obtenido por la actividad. Será a partir de ahora cuando podremos dar de alta una nueva actividad económica con el respectivo código del epígrafe I.A.E.

Para ello, nos iremos hasta la parte superior del borrador y le daremos al botón de Alta actividad. El proceso a seguir a partir de ahora será el mismo que el seguido en los pasos anteriores.

Cabe añadir que los gastos relacionados con el alta y la cuota mensual de autónomos tendrán que ser excluidos de esta nueva actividad al estar ya incluidos en la primera actividad.

Paso 8: rellenar los datos relacionados con el rendimiento por actividades económicas con estimación objetiva si lo requiere

En el caso de que nuestra actividad profesional esté sujeta a regímenes especiales (agricultura, ganadería, pesca…), y por tanto, a estimaciones objetivas, el proceso a seguir será similar al que acabamos de ver en anteriores apartados.

En resumen, tendremos que indicar el tipo de actividad económica, los ingresos y finalmente, los gastos. Automáticamente el sistema calculará los rendimientos.

Paso 9: indicar las ganancias y las pérdidas patrimoniales

Comenzamos con la parte de la Declaración que no es exclusiva de los autónomos. Si habéis presentado declaraciones anteriores como trabajadores por cuenta ajena, el proceso a seguir es exactamente el mismo.

En los epígrafes correspondientes a las ganancias y las pérdidas patrimoniales tendremos que indicar las ganancias y pérdidas relacionadas con nuestro patrimonio personal. Inversiones en empresas, venta de propiedades (coches, pisos…), alquiler de vivienda, premios y concursos… Si tenemos algún tipo de duda con algún concepto en concreto, lo mejor será ponernos en contacto con Hacienda o con algún gestor.

Paso 10: dejar que el borrador calcule automáticamente la renta y las deducciones

Llegados al apartado de Cálculos de Rentas y Deducciones, lo más probable es que el borrador haya calculado automáticamente las bases mínimas, así como los valores mínimos de la renta y los valores mínimos de la contribución.

En caso negativo, tendremos que verificar que los datos correspondientes al paso 2 están correctamente cumplimentados.

Paso 11: declarar las reducciones que afectan a la Declaración de la Renta 2018

En el apartado de las reducciones tendremos que incluir la cantidad de todas las posibles deducciones en los epígrafes destinados a las reducciones que afectan a la Declaración de la Renta 2018.

Entre las posibles reducciones, Hacienda contempla algunas de las siguientes:

• Donativos
• Ayudas económicas a ONG
• Cuotas a sindicatos laboralistas
• Bajas por maternidad o paternidad
• Adopción de hijos
• Ayudas de la Comunidad Autónoma

Para otros conceptos, recomendamos contactar con un agente de Hacienda para resolver todas las dudas.

Paso 12: agregar datos adicionales si los hubiera

Llegamos, por fin, a la parte final del borrador. En Datos adicionales tendremos que añadir los datos que no hayan sido contemplados en anteriores epígrafes.

Ejemplo de ello son las rentas destinadas a la manutención de los hijos por decisiones judiciales o cualquier tipo de renta exenta.

Paso 13: calcular el impuesto y el resultado de la Declaración

Llegados a la página 51, podremos encontrar un resumen con todos los datos introducidos. Antes de enviar la declaración y validarla, tendremos que verificar que toda la información introducida es correcta.

En la misma página 51 se nos mostrará también el rendimiento obtenido por nuestro trabajo o actividad económica como autónomo. Junto a este, las reducciones y el impuesto calculado por el sistema que nos corresponde.

Paso 14: añadir los datos de pago o cobro y enviar la Declaración a Hacienda

Tras haber verificado que los datos son correctos y el cálculo del impuesto se corresponde con lo estimado, podemos pulsar sobre el botón de Validar.

Una vez hayamos pulsado en el botón, pueden darse dos casos: que el sistema haya detectado algún error o dato faltante o que se nos muestre algún aviso importante.

En el primer caso, la web nos indicará el tipo de error y la casilla «afectada» para verificarlo manualmente. Cuando lo hayamos rellenado, volveremos a pulsar sobre el botón de Validar para ver si el error persiste.

En el caso de que se nos muestre algún aviso de información importante, podemos seguir los pasos del artículo que acabamos de enlazar para proceder de la mejor manera.

Si no hemos obtenido ningún aviso ni error a la hora de pulsar en el botón de Validar, estamos de enhorabuena. Ahora el sistema debería mostrarnos el resultado de la Declaración, que puede ser A devolver o A pagar. En el primer caso, tendremos que comprobar que el número IBAN de nuestra cuenta bancaria es correcto. Si la Declaración nos sale A pagar, tendremos que seleccionar el método de pago que la web nos proporciona.

Ahora sí, podemos pulsar sobre el botón de Presentar declaración en la esquina superior derecha de la web. Antes de proceder, os recomendamos verificar nuevamente la Declaración en el botón de Resumen de declaraciones para comprobar todas las cantidades introducidas en cada apartado.