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Ya te he contado algunos trucos para mejorar la productividad. Sin ir más lejos, te he mostrado cómo estoy utilizando ChatGPT en mi día a día para hacer algunas tareas más rápido. Pero hay otra herramienta que siempre me ha ayudado a organizarme mejor y que, por tanto, me permite hacer más con menos. Me refiero a Google Calendar, el calendario de Google y el que usan millones de personas por todo el mundo. ¿Es ese tu caso?

Entonces, creo que te conviene quedarte hasta el final. Aquí te voy a explicar cuáles son los trucos de Google Calendar que personalmente me están ayudando a organizarme mejor. También te muestro algunas funciones que considero indispensables para cualquier que desee mejorar su productividad y que, además, son completamente gratis. Ah, y no me he olvidado del resto de servicios de Google. De hecho, igualmente te recomiendo echar un vistazo a mi guía sobre cómo sacarle partido a Google Workspace, donde te ofrezco consejos para exprimir la suite ofimática al completo.

Nota al lector: Esta guía se basa en la versión de escritorio de Google Calendar. No obstante, si sueles acceder a tus calendarios desde el móvil, muchas de las cosas que aquí te explico te interesan. Existen ciertas funcionalidades de esta herramienta que son universales y están disponibles en todos los dispositivos.

Permite que los enlaces de calendario se abran en Calendar

Este es un ajuste que, en realidad, atañe al propio navegador. Si utilizas Google Calendar en Chrome (u otro navegador Chromium), verás que solicita permiso para abrir los enlaces de calendario. Esta petición suele aparecer las primeras veces que abres Google Calendar, así que haces bien en aprovecharla para configurar esta herramienta con la principal para gestionar eventos de calendario.

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En Windows es posible que debas seguir algunos pasos adicionales en la sección de Programas predeterminados de los ajustes. Se suele abrir automáticamente después de seleccionar la opción Permitir. Adicionalmente, si no encuentras la opción, acude a los ajustes de tu navegador y accede a la configuración de los sitios. Desde allí, borra las cookies y datos de calendar.google.com para que vuelva a aparecer la petición.

Activa las notificaciones en tu navegador

Algo más que recomiendo habilitar en Calendar para ordenadores son las notificaciones. Así podrás estar al tanto, no solo de los eventos que tienes por delante, sino de las invitaciones de otras personas. Para activar esta funcionalidad, ve a los ajustes de Calendar, presiona en General y toca en Ajustes de notificaciones. Habilita las alertas con el desplegable que verás en ese apartado.

¡Ojo! Si ves el mensaje «Tu navegador está bloqueando las notificaciones», tendrás que ir a los ajustes del navegador, acceder al apartado de Configuración de sitios y permitir las notificaciones para la web calendar.google.com.

Aprovecha la vista de tablero de Google Tasks

Otro de los trucos para sacarle todo el jugo a Google Calendar y que me ha resultado útil es el panel de Google Tasks. Verás, esta es una característica relativamente nueva, que te permite gestionar las tareas de Google en una interfaz mucho más agradable que la insípida barra lateral. Gracias, Calendar por incluirla.

Para acceder, es necesario que presiones en el botón superior donde está el icono de Google Tasks. A partir de ese momento, es tan fácil gestionar las tareas como visualizarlas en diferentes listas y arrastrarlas para moverlas. Esta función, de hecho, me recuerda mucho a Trello y su sistema Kanban.

Activa los eventos de Gmail en el calendario

Google Calendar es capaz de leer tu correo y reconocer eventos en tus mensajes de Gmail. Esto es muy útil y te ahorra bastante tiempo a la hora de añadir elementos al calendario. Sin ir más lejos, puede detectar una reserva de hotel, agregándola Google Calendar sin que tú tengas que hacer nada.

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Basta con hacer esto para habilitar esta función:

  1. Entra en los ajustes de Calendar.
  2. Ve a la Configuración.
  3. Pulsa en General.
  4. Haz clic en Eventos de Gmail.
  5. Activa esta funcionalidad.

Aprovecha el buscador cuando se acumulen los eventos

Este es un consejo escueto, pero muy útil: aprovecha el buscador de Google Calendar. Si eres de aquellos que suelen añadirlo todo al calendario, provocando una saturación evidente de eventos y tareas, el buscador te echará un cable. Recuerda que es un producto de Google, así que el buscador funciona muy bien.

Suscríbete a calendarios de interés

Google pone a tu disposición a través de Calendar un montón de calendarios de interés. ¿Quieres tener los festivos nacionales en tu calendario? Concedido. ¿Quieres saber cuándo serán los próximos partidos de tu equipo? Concedido.

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En la imagen superior te dejo algunos de los calendarios disponibles, pero si deseas explorarlos por tu cuenta (y añadirlos a tu cuenta, claro), ve a los ajustes de Calendar, presiona en Añadir calendario y selecciona la opción Explorar calendarios de intereses.

Comparte un calendario con otros

Esta es una función que suelo aprovechar en mi entorno familiar. Con un calendario familiar, es posible poner de acuerdo a todos los miembros y que siempre sepamos que tenemos por delante. Mi recomendación es que abras un calendario para cada ámbito de tu vida y compartas aquellos que más te convenga.

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¿Cómo? Así de fácil es:

  1. Ve a los ajustes de Calendar.
  2. Si necesitas agregar un nuevo calendario, presiona en Añadir calendario y, después, en Crear un calendario.
  3. Luego, en los ajustes del calendario, localiza la opción Compartir con personas o grupos específicos.

Abre Calendar en una ventana independiente

Finalmente, te propongo una última recomendación. Si estás decidido a apostarlo todo a la versión web de Calendar (en vez de usar una aplicación específica, quiero decir), entonces, ¿por qué no darle un toque de aplicación nativa?

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Para añadir Calendar como una app nativa necesitas un navegador compatible con esta función. Hasta donde sé, todos los que se basan en Chromium (Chrome, Brave, Edge, Vivaldi…) cuentan con esta función en el menú de Más herramientas > Crear acceso directo. Firefox no es capaz de hacer esto, a menos que instales una extensión, y en Safari debes elegir la opción Añadir a Dock, en Archivo. Siempre debes hacer esto una vez hayas cargado la página principal de Calendar.

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