Guí­a para hacer la Declaración de la Renta si eres autónomo

La Declaración de la Renta puede convertirse en un quebradero de cabeza si eres autónomo. No siempre es fácil encontrar los apartados correspondientes para cada gasto o para los ingresos, y la cosa se complica si realizas más de una actividad económica.

A continuación te explicamos paso a paso cómo hacer tu Declaración de la Renta si eres autónomo. Nuestro consejo es que la hagas cuanto antes, ya que si sale “a devolver”, Hacienda realiza rápido los pagos de las declaraciones enviadas en los primeros dí­as de la campaña.

¿Qué necesitas para la Declaración de la Renta de autónomos?

Como para cualquier otro trámite en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, necesitarás identificarte en la web. Para ello, debes contar con un certificado digital, DNI electrónico (y su correspondiente lector) o una contraseña del sistema clave PIN.

También debes tener a mano tus declaraciones de 2018 y tus hojas de cálculo o tus libretas de cuentas. Estos archivos son necesarios para que repases los ingresos, los gastos y las facturas que vas a declarar como autónomo.

No olvides que te hará falta también tu Declaración de la Renta del año anterior, o la información correspondiente a la casilla 475.

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Ten a mano todas tus cuentas del año 2018 (facturas, gastos, etc.) para hacer tu Declaración de la Renta como autónomo

Una vez que tengas todos estos datos, accede al servicio Renta Web, identifí­cate y comienza la declaración.

1. Actualiza tus datos personales

El primer apartado disponible te mostrará tus datos personales: nombre y apellidos, dirección, y otros detalles importantes como el número de personas a tu cargo (hijos menores de edad, personas de tercera edad, etc.).

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Revisa bien todos tus datos personales antes de continuar con la Declaración de la Renta

2. Revisa (sin incorporar) los datos de pagadores

Como has emitido facturas a lo largo del año, al principio figurarán los pagos recibidos de empresas. Hacienda te pedirá trasladarlas a las casillas de trabajo, pero solo debes hacerlo si esos ingresos han sido como parte de un contrato (no como autónomo).

Para todos los pagos recibidos de empresas y que has facturado como autónomo, marca la casilla “No incorporar” y pulsa el botón “Aceptar” para continuar.

Después de este paso, el formulario te mostrará un índice-resumen de todos los apartados de la Declaración de la Renta, y podrás ir rellenándolos de apartado en apartado. En el menú superior podrás acceder en cualquier momento a “Datos personales” para hacer modificaciones.

Si tienes todo listo para continuar, pulsa sobre “Continuar con la declaración”.

3. Rellena los datos de la vivienda y otros datos personales

Si has cambiado de domicilio fiscal, debes notificarlo en estas casillas iniciales. Además, estás obligado a rellenar la información de tu vivienda y la referencia catastral. Y deberás seleccionar la Comunidad Autónoma o la Ciudad Autónoma donde has desarrollado tu actividad profesional durante el año 2018.

En estos pasos tendrás que seleccionar igualmente si quieres hacer la Declaración de la Renta individual, la conjunta o ambas. Es importante que consultes tus dudas en Hacienda o con un gestor para saber qué tipo de declaración debes hacer si estás casado y/o tienes hijos menores de edad.

Es decir: en estas secciones incluiremos los datos correspondientes a las personas a tu cargo (menores, familiares con discapacidad, etc.).

4. Asignaciones tributarias y aclaraciones sobre el formulario

En el siguiente apartado (casillas 105 y 106) podrás seleccionar a qué organismos quieres aportar económicamente. Podrás seleccionar la Iglesia Católica, las ONG o ambas.

A continuación, se mostrarán casillas para indicar datos del representante legal (si aplica), así como casillas especiales que tendrás que marcar si estás realizando una declaración complementaria o una solicitud de rectificación de una declaración previa.

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5. Rendimientos del trabajo y del capital mobiliario

Como ya hemos mencionado, en “Rendimientos del trabajo” deben figurar los ingresos recibidos por contrato laboral (no en el régimen de autónomos).

Por su parte, los “Rendimientos del capital mobiliario” se suelen actualizar automáticamente para incluir, entre otros, los intereses que has recibido en tus cuentas bancarias.

A continuación (casillas 0061 y sucesivas) hay espacio para indicar rendimientos económicos obtenidos por otras actividades. En este apartado tendrás que incluir información si eres propietario de viviendas que estés alquilando a terceros, por ejemplo.

6. Rendimientos de actividades económicas en régimen de estimación directa (para autónomos)

La mayorí­a de las actividades económicas de los autónomos se agrupan en esta categorí­a, salvo en algunos casos como los sectores de la agricultura o la pesca. Repasemos los diferentes apartados que debes rellenar:

Tipo de actividad realizada, clave indicativa y grupo o epí­grafe I.A.E.

Si no recuerdas cuál es el código de tu actividad económica, es momento de revisar tus papeles de alta de autónomo. En los apartados correspondientes a la categorí­a profesional, encontrarás el código que la agrupa y la clave exacta de tu sector.

Selecciona también la estimación que se te aplica (normal o simplificada) y confirma que queda marcada la opción “Declarante” en la casilla 0110.

Además, para cada actividad económica añadida tendrás que seleccionar si tributas por régimen general o por régimen simplificado.

Cómo rellenar tus ingresos

Al pulsar sobre el icono de edición de los ingresos, se abrirá un cuadro emergente con varias categorí­as.

Si has facturado simplemente por tus servicios, solo tendrás que rellenar la casilla 0116. Si has realizado importaciones o has ganado dinero con otras actividades, podrás usar las casillas 0117 y sucesivas.

Es muy importante que en esas casillas coloques la cantidad total, sin IVA ni IRPF, correspondiente a los ingresos de esa categorí­a en su casilla correspondiente.

Por ejemplo: si todos los meses de 2018 has ganado 1000 euros + IVA como facturación de tus servicios, deberás escribir 12000 en la casilla 095.

¿Cómo declaro el IRPF que me han retenido en las facturas?

Al rellenar los datos de tus ingresos y tus gastos, presta atención a la casilla “Retenciones” que aparece en las ventanas emergentes. Deberás incluir ahí­ la suma de todo el IRPF retenido en la actividad económica a lo largo del año.

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No te preocupes si no ves reflejadas las retenciones inmediatamente: el sistema las suma todas y las muestra en otra casilla más adelante, “Retenciones y demás pagos a cuenta por rendimientos de actividades económicas”.

Cómo rellenar tus gastos fiscalmente deducibles

Todos tus gastos deducibles se rellenarán sumando las cantidades sin IVA de todo el año 2018, y separadas también por categorí­as:

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Es importante que reises tus gastos deducibles y los separes en categorí­as

  • Consumos de explotación. Para que entiendas fácilmente qué puedes incluir en este apartado, piensa en todo el material relacionado con el desarrollo de tu actividad: una impresora, un uniforme, recambios, etc. En este apartado también se incluyen materias primas y auxiliares y combustibles para maquinaria.
  • Seguridad Social a cargo de la empresa: en este apartado debes incluir la suma de todos tus pagos a la Seguridad Social en el año 2018. Para ello, suma las cuotas de autónomo de los 12 meses y todos los pagos correspondientes a la Seguridad Social de tus empleados.
  • Sueldos y salarios: en este apartado se incluyen los gastos correspondientes a la remuneración de tus empleados, así­ como las dietas, los gastos de viaje o las pagas extraordinarias.
  • Otros gastos de personal: este apartado agrupa las inversiones en formación, seguros de accidentes, regalos para los empleados, etc.
  • Reparaciones y conservación. Agrupa aquí­ todos los gastos necesarios para el mantenimiento de instalaciones y material.
  • Servicios de profesionales independientes. En esta categorí­a entran los pagos a profesionales de abogací­a, notarí­as, auditores, economistas, mediadores o comerciales independientes.
  • Otros servicios exteriores. Este amplio sector incluye los gastos en transporte, investigación y desarrollo, publicidad, suministros de la oficina (agua, telefoní­a, Internet, electricidad, etc.) y servicios bancarios.
  • IVA soportado. Esta categorí­a solo se aplica a gastos que no se puedan desgravar ni gestionar con las declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303).

Una vez que hayas completado todas estas casillas, el sistema Renta Web calculará automáticamente el rendimiento neto de la actividad. Para ello, considerará los ingresos totales y los gastos totales y mostrará la diferencia en la casilla 0155.

¿Cómo dar de alta otra actividad económica?

Si trabajas como autónomo en varias actividades económicas, deberás hacer la declaración de ingresos y gastos por separado.

Después de rellenar tu principal actividad económica, pulsa sobre el botón “Añadir actividad” en la esquina superior izquierda.

El procedimiento es el mismo que hemos mencionado, con los mismos apartados. Presta mucha atención a la división de los gastos de cada actividad, y sobre todo ten cuidado con los pagos a la Seguridad Social.

Por ejemplo: si has incluido tus cuotas de autónomo en la actividad económica 1, no debes incluirlas de nuevo en la segunda actividad.

7. Rendimientos por actividades económicas en estimación objetiva

Este es el apartado destinado a los regí­menes especiales de autónomos. Aquí­ se organizarí­an los datos de los profesionales de agricultura y pesca, entre otros.

Si tienes dudas sobre las condiciones aplicables a tu actividad económica, puedes consultar estas instrucciones de Hacienda sobre la estimación objetiva.

8. Otros rendimientos económicos

Además de los ingresos por los intereses en cuentas bancarias, también tienes que declarar las ganancias patrimoniales o las correspondientes a bienes inmobiliarios. Por ejemplo, si eres propietario de un piso y lo has alquilado en 2018, tendrás que rellenar todas las casillas correspondientes a estos ingresos.

Además, toda la sección G2 de la Declaración de la Renta 2018 está destinada a indicar las ganancias derivadas de transmisiones patrimoniales.

9. Deducciones

En estas casillas aparecerán todas las opciones disponibles de gastos deducibles: ayudas a ONG, donativos, cuotas de sindicatos, maternidad, adopción de un hijo, ayudas al alquiler (en casos muy concretos), etc.

10. Cálculos automáticos de rentas y deducciones

En los siguientes pasos de la Declaración de la Renta, encontrarás muchas casillas que se completan automáticamente. En ellas aparece información sobre los valores mí­nimos de renta y cuotas correspondientes al Estado y a tu Comunidad Autónoma.

Renta Web también calcula automáticamente las bases lí­quidas, las bases imponibles del ahorro y los mí­nimos de contribución según tu situación laboral y familiar.

Deja que el sistema rellene automáticamente esta información y pasa directamente a los apartados de “Deducciones”.

11. Últimos pasos, ayudas y comprobaciones

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La campaña de la Renta de autónomos de este año se hace exclusivamente a través del servicio Renta Web.

Además de las deducciones por los casos particulares que acabamos de mencionar, cada Comunidad Autónoma ofrece también ayudas especiales.

Utilizando el menú de ayuda de Renta Web (botón del signo de interrogación del menú) puedes consultar esas deducciones e incluir en el formulario aquellas a las que tengas derecho.

Ya está todo listo para enviar la Declaración de la Renta. Si te ha salido “a devolver”, asegúrate de introducir correctamente el código IBAN de tu cuenta bancaria. Si te ha salido “a ingresar”, selecciona el modo de pago que prefieras.

Por último, deberás rellenar la ciudad y la fecha de la declaración. Antes de enviar, asegúrate de utilizar la herramienta “Validar” del menú superior. Con este botón, el sistema revisará automáticamente las casillas dudosas o erróneas y mostrará avisos para que soluciones los problemas.

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