Los mejores trucos en Google Docs

La pandemia ha cambiado radicalmente la forma de trabajar de muchos equipos. En las empresas son cada vez más habituales las videoconferencias, la compartición de archivos y, por supuesto, el uso intensivo del correo electrónico. Es en este punto donde las compañías han implementado soluciones de colaboración para que sus empleados puedan seguir trabajando juntos, pero a distancia.

En este artículo hacemos un repaso por las principales herramientas colaborativas que puedes usar con tus compañeros de trabajo. Todas ellas son ideales para las organizaciones que continúan apostando por el teletrabajo o el trabajo híbrido. Incluso aquellas compañías que ya han recuperado el cien por cien de la presencialidad pueden beneficiarse de todas las opciones de colaboración que ofrecen estas aplicaciones. ¡Echémosles un vistazo!

Google Docs

Comenzamos por uno de los aplicativos más utilizados a la hora de trabajar codo a codo con otros usuarios. Nos referimos a Google Docs, una completa suite ofimática que cuenta con procesador de texto, administrador de hojas de cálculo y diseñador de presentaciones. Es importante remarcar que, además de estas tres aplicaciones principales, también dispone de otras secundarias, como aquella que permite crear formularios o dibujos. En Google Docs no echarás de menos ninguna función que ya esté presente en Microsoft Office. Pero, a diferencia de la clásica suite ofimática de Microsoft, esta alternativa añade una ingente cantidad de opciones colaborativas. Es posible editar documentos en tiempo real, añadir comentarios, chatear dentro del documento y agregar comentarios con tareas.

Google Docs es una solución completamente gratuita para todos los usuarios si acceden con su cuenta personal. Por el contrario, las empresas tienen a su alcance Google Workspace, que ofrece la misma potencia con algunos añadidos, como la gestión del correo con dominios personalizados. En cualquier caso, modificar ficheros en grupo no volverá a ser lo mismo con esta herramienta diseñada por Google.

Zoom

Zoom ha permitido a muchas empresas continuar con su actividad durante el parón obligado que ha supuesto el confinamiento. Si buscas una plataforma de videoconferencias que sea completa, esta es una de las opciones más recomendables. Sus reuniones pueden albergar a miles de participantes y cuentan con funciones avanzadas, como la compartición de pantalla, de archivos o presentaciones de PowerPoint. Además, incluye un chat y una agenda donde aparecen todas las reuniones programadas.

Para la mayoría de los usuarios, Zoom puede utilizarse de manera gratuita. Con todo, si quieres evitar el corte de las llamadas pasados 40 minutos, será necesario disponer de una cuenta prémium. La buena noticia es que basta con que el hospedador de la reunión disponga de una suscripción para eliminar todas las restricciones.

Trello

Trello propone una forma muy diferente de organizar tareas. Mediante el uso de tableros y tarjetas, es posible crear listas de trabajos pendientes que se mueven entre proyectos con mucha sencillez. Dentro de cada tablero es posible agregar dos o más usuarios. Todos tendrán la misma capacidad de administrar las tareas, agregar información a cada tarjeta y mucho más. Si la idea te parece interesante, pero no sabes muy bien cómo empezar, Trello ofrece algunas ideas en su blog oficial. Por cierto, el uso de la herramienta es gratuito, aunque ofrece algunos añadidos de pago que son muy llamativos.

Microsoft Office

Aunque Google Docs ha destacado desde siempre por sus opciones colaborativas para equipos, Microsoft ha ido añadiendo poco a poco todas las opciones a su suite ofimática de referencia para ponerla al mismo nivel. Ahora Word, Excel y PowerPoint permiten la edición simultánea entre diferentes usuarios, incluso en su versión de escritorio. Evidentemente, para que esto sea posible, los documentos deben estar alojados en la nube de la compañía, OneDrive. Office viene complementado con otras herramientas muy potentes que igualmente favorecen el trabajo en equipo. OneNote y Microsoft Teams son dos ejemplos de utilidades que permitirán sincronizar las sinergias de los empleados de una compañía aunque no se encuentren físicamente en el mismo lugar.

Aunque con Google Docs es fácil empezar sin desembolsar ni un euro, Office requiere el pago de una licencia o una suscripción. La única solución para probar las mieles de esta completa suite ofimática sin pagar es con las versiones en línea de Word, Excel y PowerPoint. También cuentan con opciones colaborativas, aunque las aplicaciones nativas son mucho mejores.

iWork

Hacemos un pequeño hueco en este repaso para las aplicaciones de iWork. Pages, Numbers y Keynote no tienen la potencia de Microsoft Office. Tampoco la versión web que ofrecen y que es accesible desde el navegador está a la altura de Google Docs. No obstante, Apple ha agregado recientemente la opción de colaborar entre usuarios en tiempo real gracias a iCloud. Este tipo de herramientas cumplen las expectativas de los usuarios básicos, que no precisan de toda la potencia que derrochan sus rivales.

Una de las principales ventajas de esta suite es su gran integración con dispositivos Apple. Asimismo, disfrutar de la colaboración en documentos es totalmente gratuito. De hecho, no existe ni tan siquiera una versión de pago de estas aplicaciones. En el lado opuesto, nos encontramos con un inconveniente claro: solo están disponibles en macOS y iOS. Y, de momento, su versión web se queda un poco corta.

Canva

Estas son las mejores herramientas online para colaborar y trabajar con otros 1

Dejamos a un lado las herramientas ofimáticas y de videoconferencias para hablarte de Canva, una completa aplicación web de diseño gráfico. Una de sus principales virtudes está en la larga lista de acciones que permite llevar a cabo en el lienzo. Admite la edición de fotografías, la inclusión de objetos, la exportación en múltiples formatos y la creación de vídeos. Y si algún día no te sientes inspirado, este servicio incluye una inmensa biblioteca de plantillas que puedes usar libremente o pagando en tus diseños.

Canva es una buena opción para equipos que requieren colaborar en proyectos relacionados con las redes sociales y la creación de contenido gráfico. Funciona de manera muy similar a las suites ofimáticas que hemos mencionado anteriormente, pero aplicando todo ese potencial al diseño gráfico.

Discord

Discord es una herramienta pensada para suplir las necesidades de los más jugones. Con todo, sus opciones también se pueden aplicar a un entorno laboral. De hecho, la redacción de tuexperto usa esta solución para coordinar la publicación de contenidos y lanzar propuestas al resto de los redactores. En el artículo que adjuntamos debajo te contamos cómo estamos utilizando Discord para trabajar y dar vida a todas las páginas del grupo tuexperto.

Discord es una plataforma comunicativa. Con ella es posible crear servidores, que es donde se unen todos los miembros de una empresa. Seguidamente, se generan canales en los que participan solo los miembros de un equipo. En esos espacios es posible fijar mensajes, hacer menciones, enviar archivos y debatir ciertos asuntos. Adicionalmente, incluye funciones de voz que vienen muy bien para reuniones a distancia.

Todoist

Seguimos con una de las mejores plataformas de tareas que vas a encontrar ahora mismo. Todoist es perfecta para ser empleada a título individual, pero también con otros miembros de un equipo. Cada tarea incluye un sistema de comentarios, un espacio para generar anotaciones y la posibilidad de establecer subtareas. Por otro lado, admite la creación de proyectos con varios tipos de visualización. Está disponible una vista al más puro estilo Trello, con diferentes tableros entre los que es posible desplazar tareas. Y un modo clásico en el que los trabajos pendientes se muestran en forma de listado.

Todoist ofrece una cantidad muy alta de funciones destinadas a organizar grupos. Todos los proyectos se pueden compartir con otros usuarios permitiendo que cada participante agregue nuevas tareas, incluya comentarios o documentos adjuntos.

Notion

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Notion es una propuesta atrevida que acerca la productividad al trabajo en equipo, aunque sus miembros se encuentren lejos los unos de los otros. Es difícil definir qué es exactamente Notion. En cierta manera, la podemos ver como un bloc de notas colaborativo lleno de herramientas. Por ejemplo, dentro de cada espacio de anotación es posible agregar tareas, archivos, imágenes y wikis. La organización de las notas se lleva a cabo gracias a una vista de tablero que permite moverlas de un sitio a otro con mucha facilidad.

Notion está disponible como aplicación en todos los sistemas operativos. También en el móvil, con desarrollos compatibles con Android y iOS. Además, permite el acceso web, así que tendrás el contenido de tu cuenta siempre a mano desde cualquier lugar.

TeamViewer

El broche de oro lo pone TeamViewer, una herramienta capaz de controlar ordenadores remotos. Esto viene muy bien si estás fuera de la oficina y necesitas acceder a tus ficheros del trabajo. Por otro lado, es perfecta para dar soporte a compañeros de trabajo que tienen problemas con su equipo o no están aprendiendo a realizar ciertas tareas. No obstante, esta plataforma ofrece mucho más.

Incluye opciones comunicativas por voz y mensajes instantáneos, envío de archivos, diferentes modos de visualización y acciones avanzadas con la introducción del comando Control + Alt + Suprimir. En definitiva, es una aplicación completísima para colaborar con otros miembros de un equipo o echar un cable a compañeros de trabajos poco avispados en esto de la informática. Recuerda que para usar TeamViewer es necesario crear una cuenta y pagar una licencia.

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