¿Eres de los que usan las herramientas de Google casi para todo? Si es así, debes saber que la compañía acaba de introducir interesantes mejoras para algunos de sus servicios más importantes. Concretamente nos referimos a Google Docs, Drive, Calendario o incluso Hangouts, plataformas muy útiles para la gestión de nuestro trabajo diario que para muchos usuarios (me incluyo) son ya imprescindibles. El caso es que el conjunto que hasta ahora se había conocido como Google Apps for Work ha pasado a llamarse G Suite y aprovechando que se le ha cambiado el nombre, Google también ha introducido algunas mejoras interesantes. En realidad, estamos ante la optimización de los servicios más profesionales de Google, divididos entre las siguiente secciones: Comunicación (Gmail, Hangouts, Calendario y Google Plus), Almacenamiento (Drive), Colaboración (Documentos, Hojas de cálculo, Formularios, Presentaciones y Sitios) y Administración (Consola de administración y Vault).
Pero el nombre no es lo único que ha cambiado, también se han añadido algunas funciones y características útiles. Por ejemplo, los documentos, las hojas de cálculo y las diapositivas cuentan con una nueva herramienta bautizada como «Explorar» que usa el lenguaje natural para realizar búsquedas y ayudarte a encontrar información entre los distintos documentos e informes, además de organizar los datos o conseguir que las presentaciones mejoren. De este modo, el botón de Explorar aparecerá en la barra lateral y se incluirán distintas opciones contextuales, cuya naturaleza siempre dependerá de la aplicación en la que nos encontremos. Así, si te encuentras en Docs, podrás realizar búsquedas directas en Drive para encontrar imágenes, direcciones o documentos que estén relacionados o puedan resultarte útiles para lo que estás haciendo en un determinado momento. Dentro de las hojas de cálculo, podrás usar fórmulas para analizar los datos y realizar consultas que puedan proporcionarte la información que necesitas. Por último, dentro de la herramienta de Diapositivas, este sistema te resultará de gran utilidad para obtener sugerencias de diseño y aplicarlas con tan solo un clic.
Si estás interesado en probar estas novedades, debes saber que la función Explorar está disponible para la versión web de todos estos servicios. Si quieres acceder desde el móvil, solo tendrás acceso a Docs y Hojas de cálculo para Android y iOS, mientras que las opciones para Diapositivas solo están operativas en la web. Hay que indicar, además, que Google Drive estrena una función que nos vendrá genial para ahorrar tiempo. Se trata de Quick Access, una herramienta con la que podremos buscar los archivos que necesitas mucho más rápido. El sistema aprende de ti para anticiparse con el archivo que probablemente vas a abrir. Lo hace, como es lógico, analizando tus hábitos diarios de trabajo, a las reuniones periódicas con tu equipo o a las interacciones a través de la mensajería. De este modo, siempre tendrás accesible y a punto el archivo que sueles abrir todos los días del año a las 9 de la mañana.
Dentro de Google Calendar también se ha habilitado una función inteligente con la que podremos encontrar la mejor hora para reunirnos con nuestro equipo, se acordará de la sala de reuniones que sueles reservar, hará copias de seguridad y será lo suficiente autónomo como para avisarte si un encuentro se solapa con otro.
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