Outlook: los mejores trucos para este 2021

Microsoft Outlook es uno de los gestores de correo electrónico más populares. Su uso es mayoritariamente profesional, aunque también puede ser un magnífico aliado para la productividad personal y en el hogar.

Con el objetivo de ayudarte a exprimir al máximo las capacidades de este software, hemos elaborado una lista con los mejores trucos para este 2021 en Outlook que debes probar cuanto antes.

Los trucos que te contamos en este artículo están enfocados, principalmente, a la aplicación de escritorio de Outlook. También encontrarás algunas menciones a su versión web y móvil.

Activa la confirmación de lectura en Outlook

La confirmación de lectura te ayudará a conocer si el destinatario de tu correo electrónico lo abrió y lo leyó. Esto es posible gracias a un pequeño código de seguimiento que Microsoft Outlook incorpora en tus correos cada vez que realizas un envío. Puedes habilitar esta función en Archivo > Opciones > General > Seguimiento. Después, activa las funciones que creas oportunas, como por ejemplo Confirmación de lectura de que el destinatario vio el mensaje.

En referencia a esto, ten en cuenta que este sistema no es infalible. Puede que el receptor use un gestor que bloquea estas solicitudes o que simplemente haya abierto el correo, pero no lo haya leído. En realidad, la confirmación de lectura es orientativa.

Cómo habilitar el tema oscuro en Microsoft Outlook

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El modo oscuro en Outlook es ideal si lo usas en horas de baja luminosidad.

Al igual que otras aplicaciones, los desarrolladores de Office han incorporado un tema oscuro pensado para utilizar la aplicación en momentos de baja luminosidad. Así, sin importar la iluminación de la estancia o la hora a la que uses Outlook, podrás hacerlo sin la molestia de los colores claros. Para habilitarlo, tienes dos opciones:

  1. Activa el modo oscuro en Windows 10. De manera predeterminada, Outlook se adaptará a la configuración del sistema.
  2. Activa el modo oscuro en Outlook de manera individual. Para hacerlo, ve a Archivo > General > Personalizar copia de Microsoft Office > Tema de Office. Selecciona la opción Negro.

Recuerda que este ajuste afecta al resto de las aplicaciones de Office, como Word, Excel o PowerPoint.

Usa los atajos de teclado para ser más productivo

Utilizar Microsoft Outlook sin levantar las manos del teclado es posible, siempre que conozcas las combinaciones predefinidas para ciertas acciones. A continuación, te las mostramos.

Los mejores atajos de Microsoft Outlook para la productividad

Cerrar una ventana o un menú.Esc
Vaya a la pestaña Inicio .ALT+O
Crear un mensaje nuevo.Ctrl+Mayús+M
Enviar un mensaje.Alt+S
Insertar un archivo.Alt+N, A, F
Nueva tareaCtrl+Mayús+K
Eliminar un elementoSuprimir
Buscar un elemento.Ctrl + E o F3
Responder a un mensajeAlt+U, R, P
Reenviar un mensaje.ALT+U, F, W
Seleccione la opción responder a todos .ALT+U, R, A
Copiar un elemento.Ctrl+C
Vaya a la pestaña enviar y recibir .ALT + J, S
Vaya a calendario.Ctrl+2
Crear una cita.Ctrl+Mayús+A
Mover un elemento a una carpeta.Alt + H, M, V, y seleccione una carpeta de la lista
Abrir el cuadro de diálogo Guardar como en la pestaña datos adjuntos .ALT + J, A, A, V
Comprobar si hay nuevos mensajes.Ctrl+M o F9
Cambie a la vista correo .Ctrl+1
Cambiar a la vista calendario .Ctrl+2
Cambie a la vista contactos .Ctrl+3
Cambiar a la vista tareas .Ctrl+4
Cambie a las notas.Ctrl+5
Cambie a la lista de carpetas en el panel de carpetas .Ctrl+6
Cambiar a métodos abreviados.Ctrl+7
Abrir diario.Ctrl+8

Añade carpetas a favoritos para acceder rápidamente a ellas

Favoritos en Outlook
Las carpetas favoritas se mantienen siempre a la vista.

Todas las carpetas de una cuenta pueden agregarse a favoritos. De esta manera, siempre están a tu alcance para acceder a ellas rápidamente. Si deseas añadir una carpeta a favoritos, haz clic sobre ella con el botón derecho del ratón y selecciona Añadir a favoritos. Inmediatamente, se anexará un acceso directo en la parte superior del menú de navegación lateral de Outlook.

Usa el potencial de Outlook en tu móvil

Microsoft Outlook también está disponible en iOS y Android. Si usas esta aplicación en el escritorio, la manera de obtener una experiencia de usuario continuista es instalando su aplicación en tu teléfono. Puedes descargarla en los siguientes enlaces:

Usa Outlook.com como una aplicación nativa

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La aplicación web de Outlook usando el modo oscuro

Microsoft Outlook es una aplicación de pago, pues depende de la suscripción profesional a Microsoft 365 o de la adquisición de una licencia. Si quieres usar Outlook de manera totalmente gratuita sin desembolsar ni un euro, te recomendamos que aproveches su versión web. Esta puede ser configurada como una aplicación nativa así:

  1. Accede a Outlook.com e inicia sesión con una cuenta de Microsoft.
  2. Añade el sitio como una aplicación web progresiva. Esto la ejecutará en su propia ventana.
  3. Activa las notificaciones.
  4. Agrega otras cuentas de correo en Configuración > Correo > Sincronizar cuentas.

Es cierto que esta no es una solución tan completa para administrar tu correo. Sin embargo, la aplicación web de Outlook es suficiente para la mayoría de los usos.

Cómo activar las respuestas automáticas

Si tienes pensado salir de la oficina o no podrás atender tu correo durante un tiempo determinado, activa las respuestas automáticas para informar a quienes se pongan en contacto contigo. Esta opción está disponible en Archivo > Información. Solo algunas cuentas admiten esta función. Si no ves el botón Fuera de la oficina, deberás crear una regla haciendo clic en Administrar reglas y alertas.

Menciona a otros usuarios en tus correos

Menciones en Outlook
Las menciones sirven, además, para definir el destinatario.

Puedes mencionar a uno o varios usuarios en el cuerpo de tu correo electrónico para llamar su atención sobre cierto asunto. Por ejemplo, usa este truco para Outlook si quieres asignar una tarea a alguno de tus compañeros de trabajo.

Para mencionar a otro usuario, añade el símbolo @ (arroba). Después, escribe su nombre, según lo tengas registrado en tu lista de contactos. Si no recuerdas su nombre, usa el desplegable de sugerencias para autocompletarlo.

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