Se trata probablemente del cliente de correo electrónico más avanzado junto con Gmail. A diferencia de este último, Outlook.com (la extinta Hotmail) cuenta con aplicación para macOS y Windows, lo que le confiere un plus de productividad al no depender de navegadores. La versión web de Outlook también cuenta con una serie de herramientas avanzadas, y en esta ocasión hemos recopilado algunas de las más interesantes.
Ver dirección IP de un correo en Outlook y Hotmail
Especialmente útil si queremos conocer la procedencia real de un correo electrónico. En Outlook este proceso es realmente simple.
Dentro del correo electrónico que queramos analizar, pulsaremos sobre los tres puntos de la barra de Opciones y a continuación en Ver origen del mensaje.
Tras pulsar sobre esta última Outlook desplegará una ventana como la que podemos ver justo encima de este párrafo. Dentro de este menú conceptual tendremos que buscar el siguiente campo de texto a través la combinación de teclas Comando + F si estamos en macOS y Linux y Control + F si estamos en Windows:
- sender IP
Junto con este campo podremos ver la dirección IP del correo original. Bastará con acceder a alguna web de localización para ubicar la IP dentro de un mapa.
Crear respuestas automáticas en Outlook.com
Crear categorías para clasificar los correos en Outlook
A día de hoy Outlook cuenta con dos opciones para clasificar los correos dentro de la bandeja del cliente: las carpetas y las categorías. La ventaja de estas últimas es que podemos identificar los diferentes correos electrónicos con colores.
La forma más simple de categorizar un correo es hacer click derecho sobre el mismo y pulsar sobre Categorizar. De manera predeterminada, Outlook habilitará una serie de categorías basadas en colores (Categoría azul, Categoría púrpura…). Si queremos crear categorías personalizadas con nombre y colores únicos tendremos que pulsar sobre la opción de Administrar categorías o bien sobre Nueva categoría.
Convertir un correo electrónico en PDF con Outlook.com
¿Sabías que puedes exportar un correo electrónico a PDF desde las propias opciones de Hotmail? Bastará con
.
Dependiendo del sistema operativo, las opciones nos permitirán elegir el formato de exportación. La clave reside en seleccionar PDF en lugar de Hoja de impresión para guardar el correo electrónico en formato PDF, tal y como podemos ver en la imagen superior. También podemos imprimir el correo en cualquiera de las impresoras que hayamos conectado previamente.
Crear reglas para automatizar acciones en Outlook
Como buen cliente de correo electrónico, Hotmail y Outlook cuentan con todo un compendio de herramientas que nos permiten automatizar acciones. En ambas aplicaciones podemos encontrar dichas herramientas con el nombre de Reglas. Basta con pulsar sobre la rueda dentada de la barra superior de la aplicación y acto seguido seleccionar Ver toda la configuración de Outlook.
Dentro de la configuración avanzada de Outlook pulsaremos sobre Correo y finalmente sobre Reglas. Ahora tan solo tendremos que cumplimentar los datos para crear una regla nueva. En Condición indicaremos la regla que se ha de cumplir para posteriormente indicar una acción en el apartado correspondiente. Por ejemplo «Cuando el cuerpo del mensaje incluya la palabra oferta, el correo electrónico será enviado a la Papelera» o «Si el destinatario es [email protected] el correo será enviado a la carpeta Importantes».
Sincronizar los correos de Gmail con Outlook
Si lo que queremos es unificar la bandeja de entrada de Gmail con la de Outlook, la aplicación de Microsoft posibilita dicha acción a través de las opciones avanzadas. Antes de proceder, no obstante, tendremos que irnos hasta Gmail.com y configurar las respectivas opciones. En este artículo explicamos todos los pasos al detalle.
Una vez hayamos configurado Gmail correctamente, tan solo tendremos que irnos hasta la opción de Sincronizar correo electrónico en el apartado de Correo dentro de la configuración de Outlook y agregar nuestra dirección de Gmail para sincronizar los correos con los de Outlook. Para hallar los correos de Google Outlook creará una carpeta con el mismo nombre que nuestra dirección de correo.
Crear una firma para los mensajes en Hotmail y Outlook
La firma es otro de los elementos que podemos configurar en Hotmail para personalizar aún más nuestros correos electrónicos. «Un cordial saludo, María Belén», «Puedes contactar con el servicio de atención al cliente a través del número de teléfono 612 34 56 78», «Horario de oficina de lunes a viernes de 08:00 a 20:00 horas”…
Para configurar dicho parámetro tendremos que irnos de nuevo a la Configuración avanzada de Outlook. En el apartado de Correos, y más concretamente en la opción de Redactar y responder, crearemos una firma personalizada siguiendo el patrón indicado anteriormente.
Debajo del campo de texto podemos indicar si queremos incluir la firma en todos los correos electrónicos (respuestas a un correo, hilos de mensajes…) o solo en los que redactamos desde Outlook.com. También podemos añadir imágenes y formato a la letra si así lo deseamos.
Eliminar todo el spam y las suscripciones de Outlook de un plumazo
No es un caso aislado. Ya sea por descuido o por simple dejadez, la bandeja de entrada de nuestro cliente de correo electrónico tiende a llenarse de publicidad y promociones de infinidad de listas de suscripción, servicios y empresas de terceros. Para quitar todas estas suscripciones de un plumazo podemos remitirnos a la configuración avanzada de Outlook.
En el apartado de Correo en la opción de Suscripciones podemos ver una lista completa con todas las suscripciones a listas y servicios. Tan solo tendremos que pulsar sobre Cancelar suscripción para dejar de recibir correos spam.
Filtrar los correos por tamaño para borrarlos posteriormente en Outlook
Si queremos liberar espacio de la bandeja de entrada de nuestro cliente de Outlook, una buena forma para proceder se basa en recurrir a comandos nativos de Microsoft. Bastará con introducir alguna de las cadenas de texto que veremos a continuación para filtrar los correos electrónicos por el tamaño que ocupan.
Podemos proceder de dos formas: bien indicando una cantidad de MB o bien recurriendo al tamaño predeterminado de Outlook.
Por tamaño preestablecido
- tamaño del mensaje:muy pequeño: correos electrónicos cuyo tamaño sea inferior a 10 KB.
- tamaño del mensaje:pequeño: correos electrónicos cuyo tamaño se sitúe entre entre 10 y 25 KB.
- tamaño del mensaje:medio: correos electrónicos cuyo tamaño se sitúe entre 25 y 100 KB.
- tamaño del mensaje:grande: correos electrónicos cuyo tamaño se sitúe entre 100 y 500 KB.
- tamaño del mensaje:muy grande: correos electrónicos cuyo tamaño se sitúe entre 500 KB y 1 MB.
- tamaño del mensaje:enorme: correos electrónicos cuyo tamaño sea mayor que 5 MB.
Por tamaño exacto
- tamaño del mensaje:<N: correos electrónicos cuyo tamaño sea menor que la cantidad establecida en N junto con la unidad de espacio. Por ejemplo, tamaño del mensaje:<1 GB
- tamaño del mensaje:>N: correos electrónicos cuyo tamaño sea mayor que la cantidad indicada en N. Por ejemplo, tamaño del mensaje:>123 MB
Quitar el formato de un texto en Outlook
Un problema muy común con Outlook y otros clientes de correo electrónico tiene que ver con la herencia de formato a la hora de redactar un borrador. Si hemos redactado el mensaje en un editor alternativo (Word, Pages, Documentos de Google…), lo normal es que se «pegue» con el formato original.
Para escribir un texto sin formato tan solo tendremos que pulsar sobre los tres puntos de Opciones en la barra de texto de correo y seleccionar Quitar formato con el texto seleccionado. Automáticamente desaparecerá el formato del mismo.
Mejores atajos de teclado para Outlook y Hotmail
Ya sea en la versión web o en la versión de escritorio de Outlook, el cliente de correo de Microsoft es compatible con una buena cantidad de combinaciones y atajos de teclado con los que automatizar determinadas acciones. Veamos algunos de los más interesantes.
Atajos de correos electrónicos de Outlook
- Crear un correo electrónico: Control + N (Comando + N)
- Enviar un correo electrónico: Control + Intro (Comando + Intro)
- Responder a un correo electrónico: Control + R (Comando + R)
- Responder a todos los remitentes en un correo electrónico: Shift + R
- Reenviar un correo electrónico: Shift + F
- Guardar borrador de un correo electrónico: Control + S
- Descartar borrador de un correo electrónico: Escape
- Seleccionar todos los mensajes de un correo electrónico: Control + A (Comando + A)
- Borrar todos los mensajes de un correo electrónico: Escape
- Insertar un enlace o hipervínculo: Control + K (Comando + K)
Atajos de bandeja de entrada de Outlook
- Abrir un correo electrónico: O ó Intro
- Cerrar un correo electrónico: Escape
- Abrir el siguiente correo electrónico: Control + . (Comando + . )
- Abrir el anterior correo electrónico: Control + , (Comando + , )
- Deshacer la última acción: Control + Z (Comando + Z)
- Enviar a la papelera un correo electrónico: Delete o Suprimir
- Eliminar de forma permanente un correo electrónico: Shift + Delete
- Crear una carpeta: Shift + E
- Marcar un correo electrónico como leído: Control + Q (Comando + Q)
- Marcar un correo electrónico como correo no deseado: J
- Marcar un correo electrónico como no leído: Control + U (Comando + U)
- Archivar un correo electrónico: E
Atajos de navegación de Outlook
- Buscar palabras en un correo electrónico: Alt + Q
- Mostrar ayuda: Shift + /
- Ir a Correo: Control + Shift + 1 (Comando + Shift + 1)
- Ir a Calendario: Control + Shift + 2 (Comando + Shift + 2)
- Ir a Contactos: Control + Shift + 3 (Comando + Shift + 3(
- Ir a Tareas: Control + Shift + 4 (Comando + Shift + 4)
- Ir a Bandeja de entrada: G y después I
- Ir a Borradores: G y después D
- Ir a Enviados: G y después S
