google forms trucos

Google Forms, la popular herramienta de formularios de la compañía, es una de las mejores opciones para crear formularios online sin tener conocimiento alguno de PHP, HTML y CSS. Lo malo es que, a diferencia de este tipo de formularios, no cuenta con tantas opciones como el código de marcado nos permite. Esto no quiere decir que no disponga de funciones avanzadas para diseñar formularios a nuestro gusto. De hecho integra una serie herramientas que nos permiten desde exportar los datos a un CVS hasta insertar cuadrículas. Anteriormente ya os mostramos veinte trucos para Google Maps y otros tantos para Microsoft Word. En esta ocasión hemos hecho una recopilación de hasta diez trucos para Google Forms para sacarle todo el provecho a los formularios de Google.

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Descargar plantillas personalizadas de Google Forms

plantillas para google forms

Crear un formulario en Google Forms desde cero puede llevarnos más tiempo del que nos gustaría. Esta es la razón por la que desde la compañía han implementado plantillas personalizadas.

Además de las que se nos muestran en la pantalla principal, podemos elegir entre un total de veintidós plantillas si pulsamos en Galería de plantillas justo encima de las plantillas por defecto.

Cambiar el tema de Google Forms (colores, tipografía, imagen de fondo…)

cambiar tema google forms

Una vez elegida la plantilla, Google nos permite modificar el aspecto de nuestro formulario cambiando diferentes aspectos del tema. Los colores, la imagen de fondo, la tipografía…

Para ello, pulsaremos en el icono de la paleta de colores ubicado en la esquina superior derecha con el formulario en cuestión abierto. Podemos subir nuestras propias imágenes y elegir cualquier color de fondo. No ocurre así con las fuentes de texto, que están limitadas a tres.

Añadir complementos y plugins a Google Forms

complementos google forms

Si las funciones que vienen por defecto en Google Forms se nos quedan cortas, podemos instalar complementos y plugins externos desde la tienda de Google, la mayoría gratis.

En este caso, pulsaremos sobre los tres puntos de Opciones situados en la esquina superior derecha y le daremos a Complementos. A continuación nos aparecerán multitud de plugins para instalar de forma gratuita. Editores visuales, herramientas de duplicación de formularios y un largo etcétera.

Cabe destacar que algunos de estos plugins pueden no estar verificados por Google, razón por la cual deberemos ser cautos a la hora de instalar uno. Si el complemento en cuestión requiere de una gran cantidad de permisos, lo mejor será reportarlo a Google.

Añadir colaboradores a los formularios de Google Forms

compartir google forms

Una opción muy útil si estamos realizando un trabajo colaborativo. Añadir nuevos participantes a nuestros formularios es tan sencillo como pulsar en los tres puntos de Opciones citados anteriormente y seleccionar la opción de Añadir colaboradores.

Ahora podremos añadir participantes a través de un correo electrónico o compartiendo la URL que nos generará la herramienta.

Exportar las respuestas a una tabla en formato CSV

exportar respuestas a CSV

El apartado de Respuestas de Google Forms puede ser un caos si recibimos cientos y cientos de respuestas. Por ello, Google ha implementado una nueva función que nos permite exportar todos los resultados a un documento CSV de Excel.

Tan sencillo como pulsar sobre el icono en color verde de la parte superior dentro del apartado de Respuestas. Automáticamente se nos generará una hoja de cálculo con todo el contenido empotrado. También podemos seleccionar una hoja ya creada anteriormente para que los resultados se almacenen dentro de la misma.

Añadir un temporizador con cuenta atrás a los formularios

añadir temporizador google forms

Volvemos al tema de los plugins y los complementos, y en esta ocasión con uno en forma de temporizador. El complemento en cuestión se trata de Timify.me, y puede ser descargado de forma gratuita en la tienda de Google Forms.

Tras haber introducido el token enviado a nuestro correo electrónico para validar el plugin, nos iremos hasta la página del desarrollador y seleccionaremos el formulario al que queramos añadirle una cuenta atrás (deberemos acceder previamente con nuestra cuenta de Google). Finalmente, elegiremos el tiempo máximo de respuesta y automáticamente se añadirá la cuenta atrás.

Marcar todas las preguntas como obligatorias

preguntas obligatorias google forms

Si queremos asegurarnos de que todos los participantes contesten a todas las preguntas antes de enviar el formulario, Google Forms implementa una opción para marcar todas las preguntas como obligatorias.

Tan sencillo en este caso como pulsar sobre los tres puntos de Opciones y darle a Preferencias. Acto seguido, habilitaremos la opción de Marcar las preguntas como obligatorias.

Recibir las respuestas de los formularios en el correo electrónico

Email Notifications for Forms

No se trata de una funcionalidad nativa de Google Forms, sino de una implementada por plugins de terceros; en concreto, Email Notifications for Forms.

Mismo procedimiento que en el caso del temporizador: instalaremos la extensión en Google Forms y añadiremos nuestro correo electrónico para recibir todas las respuestas en forma de mail.

Combinar dos secciones de formulario en Google Forms

combinar secciones google forms

Las preguntas de formulario, como es bien sabido, se dividen en secciones que se crean automáticamente cuando introducimos una nueva pregunta. Combinarlas y juntarlas puede ser una buena solución para guardar una cierta uniformidad en el formulario en cuestión.

Para ello, pulsaremos sobre la última sección que queramos combinar con la primera y le daremos a los tres puntos correspondientes a las Opciones de sección. Le daremos a Combinar con la anterior y automáticamente ambas se juntarán. Podemos seguir el mismo proceso en todas las secciones para tener un formulario totalmente uniforme.

Limitar los datos introducidos en el formulario

formlimiter google forms

Limitar el número de respuestas, la cantidad introducida en número dentro de un rango predeterminado, el número de opciones elegibles o cualquier cosa que se nos ocurra. Con el plugin de formLimiter se puede limitar todo tipo de datos.

Al igual que con los anteriores plugins, el proceso de instalación es muy sencillo. Una vez lo tengamos en nuestra sesión de Google Forms, iremos configurando cada campo del formulario con los datos que hayamos predefinido anteriormente.

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