10 trucos útiles para aprovechar Dropbox

La tendencia clara hoy en dí­a nos lleva a manejar cada vez una mayor cantidad de información. Empieza a ser común el tener varios dispositivos diferentes conectados a la red y la trasferencia y almacenamiento de archivos se ha convertido en una de las mayores obsesiones de cualquier persona. En ese sentido, Dropbox es un servicio que se ha hecho fuerte en el sector. Probablemente seas usuario o lo hayas utilizado alguna vez, pero, ¿sabí­as que Dropbox permite muchas más utilidades que el simple almacenamiento de información? A continuación te contamos 10 trucos útiles para aprovechar este servicio.

1. Pon fecha de caducidad a tus archivos compartidos

Seguramente te haya ocurrido alguna vez que un amigo te pide un archivo o que en el trabajo tengas que compartir algún documento. Si eres usuario de Dropbox recurres inmediatamente a su servicio porque es una manera rápida y eficaz de compartir la información. Ahora bien, es posible que vayas a seguir subiendo información a esa carpeta o que desees modificar el contenido a corto plazo y que no sea buena idea que ese amigo o compañero de trabajo siga teniendo acceso a los archivos. En esos casos, se recomienda que añadas una fecha lí­mite al archivo antes de compartirlo, ya que de esa manera te aseguras que en el futuro no puedan acceder sin tu permiso.

2. Digitaliza todos tus documentos

Estamos en 2017, por lo que todo servicio útil relacionado con el almacenamiento de información debe estar en el teléfono. Dropbox no es una excepción y ya posee aplicación oficial tanto para iOS como para Android. Con esta app, a través de la cámara de fotos de tu ‘smartphone‘, podrás escanear cualquier documento que tengas en papel y almacenarlo automáticamente en tu cuenta de Dropbox.

Es cierto que existen varias aplicaciones para escanear documentos con el móvil, por lo que de manera manual también se puede realizar la misma operación y guardarlo más adelante en Dropbox. Sin embargo, haciéndolo desde la propia aplicación ahorraremos tiempo en el proceso.

3. Recupera archivos que creí­as destruidos.

Una función que puede resultar muy útil, y que probablemente muchos desconocí­an de su existencia, es la posibilidad que ofrece Dropbox de recuperar archivos y documentos borrados. A veces por ahorrar espacio nos disponemos a hacer limpieza. Lo más normal es eliminar archivos que tenemos la certeza de que ya no nos serán de utilidad. Sin embargo, los objetivos, la dinámica de trabajar o algún suceso con el que no se contaba ‘a priori’ pueden llevarnos a la necesidad de recuperar un archivo ya eliminado. Si antes de borrarlo lo tení­amos sincronizado a la nube, bastarí­a con dirigirnos a la interfaz de la web y presionar en el botón ‘Archivos borrados’. También se puede realizar la operación accediendo al icono de la papelera de reciclaje, situado entra nuestras carpetas.

Hay que decir que los archivos borrados quedan almacenados durante 30 dí­as, incluso algo más si eres usuario de Dropbox para Empresas. Además de archivos eliminados, también tendrás acceso a versiones antiguas de tus archivos, es decir, antes de editarlas. Para ello haz click sobre el botón derecho de un archivo y selecciona la opción ‘versiones anteriores’.

4. Pon atención en los dispositivos que das acceso a tu cuenta de Dropbox

Uno de los problemas generales que se derivan del impacto de las nuevas tecnologí­as y de la sincronización de todas nuestras cuentas de usuario, ya sea de redes sociales, de correo personal y un sinfí­n de aplicaciones más, es la posibilidad de dejarnos una cuenta abierta en un dispositivo al que tenga acceso más gente. En este sentido, Dropbox pone especial sensibilidad en la seguridad, ya que el tratamiento de archivos puede generar problemas importantes si la información cae en manos equivocadas.

Con frecuencia tendemos a dar a ‘recordar contraseña’ cuando nos lo preguntan, para poder acceder siempre sin la necesidad de escribir ninguna clave. Aun en esos casos, es recomendable que utilices la posibilidad de poner un código PIN que ofrece Dropbox. Es algo similar a cuando se desbloquea nuestro teléfono móvil. Así­, nadie podrá acceder a nuestra cuenta nunca. Además, puedes vigilar los dispositivos a los que das acceso a tu cuenta desde el apartado ‘Seguridad’, situado en el menú de configuración. Desde ahí­ puedes denegar el acceso a cualquier dispositivo.

5. Protege tu aplicación móvil de Dropbox con un PIN

Desde que existe la aplicación móvil de Dropbox, crece la posibilidad de que una tercera persona tenga acceso a nuestros archivos. Si tenemos el temor de que nos miren el móvil y puedan hacer un uso indebido de nuestra cuenta del servicio en la nube, la aplicación nos da la opción de poner un PIN de cuatro dí­gitos para proteger y restringir el acceso a la información que almacenamos.

6. Sácale partido a tus documentos con Dropbox Paper

Si trabajas en equipo y a distancia, necesitas conocer Dropbox Paper, una herramienta similar a la de Google Docs, que permite editar documentos para manejar online y que te será de gran ayuda para compartir contenidos con tus contactos, editarlos en tiempo real y consultarlos estés donde estés. Podrás añadir notas o incluso modificar el estilo del texto. En un principio esta herramienta nació para la versión web de Dropbox, pero se espera que a medida que va asentándose la versión móvil pueda añadirse también para trabajar con ella a través del teléfono.

7. Usar Dropbox sin conexión a Internet

Parece paradójico poder usar una aplicación que nació con la idea de ser online, sin estar conectado a Internet. Sin embargo, la sociedad de hoy en dí­a hace que necesitemos aprovechar al máximo el tiempo del que disponemos. Para ayudarnos, Dropbox permite la utilización de sus archivos offline. Para ello, basta con señalar como favorito el documento o documentos que deseemos poder manipular sin conexión y estos se descargarán automáticamente al ordenador o a cualquier otro dispositivo. Así­, por ejemplo, podremos trabajar cuando vayamos en un avión, en el metro o en algún otro lugar en el que no tengamos acceso a la red.

8. Solicitar archivos de otras personas

Es evidente que Dropbox nació para almacenar y compartir información con otros usuarios. Sin embargo, hoy en dí­a se hací­a necesario que exista la posibilidad contraria, es decir, en vez de compartir documentos, poder solicitar que te compartan a ti o, incluso, que una persona que no tenga una cuenta de Dropbox pudiera enviarte archivos a tu cuenta sin necesidad de registrarse. Dropbox lo ha hecho posible y de una manera bastante sencilla. Solamente tienes que acceder a www.dropbox.com/requests y crear una solicitud. Podrás enviar archivos y también poner una fecha lí­mite a la transferencia de la información.

9. Ahorra espacio con la sincronización selectiva

Uno de los problemas más comunes a la hora de almacenar información y sincronizarla en nuestra amplia gama de dispositivos es el espacio. Dropbox permite una opción denominada ‘Sincronización selectiva’ que puede ayudarte a ahorrar bastante espacio disponible. Seleccionando esta función, solo se sincronizarán a otros dispositivos las carpetas que tu elijas, permitiendo por ejemplo que las fotos de un viaje se queden en tu ordenador personal y no en el del trabajo.

10. Comenta tus documentos

Para finalizar, una función divertida que probablemente tampoco conozcas. El almacenamiento en la nube no sólo sirve para guardar cosas, como ya has podido comprobar. Un truco divertido es el sistema de comentarios de Dropbox, que te permitirá hacer comentarios generales dirigidos a todo el equipo de trabajo, o incluso añadir menciones individuales para que cada uno sepa de manera concreta su cometido.