Trucos|25 julio 2006 9:46 am

Truco: fuera de la oficina por vacaciones


¿Te gustaría que tu ordenador trabaje por ti mientras estás de vacaciones? Es posible que no consigas que haga todas las tareas, pero sí puede ayudarte a descansar más tranquilo. Si te marchas de viaje (algo bastante frecuente en esta época del año) quizás te interese avisar automáticamente a quienes te manden mensajes de correo electrónico. De esta forma, al enviarte un mensaje recibirán uno de respuesta con el texto que tú elijas. Pero que podría ser algo así como “Estaré fuera de vacaciones hasta el día… Mientras tanto puedes contactar con…

Pues bien, hacerlo llevará unos pocos minutos. Pero así podrás disfrutar del descanso con la tranquilidad de dejarlo todo atado y bien atado. Basta con seguir los siguientes pasos…

Si trabajas en una empresa que cuenta con un servicio avanzado de correo, quizás dispongas de una opción ya creada para tal fin. Usando el programa de correo electrónico más popular, el Outlook de Microsoft, esta opción se encuentra en el menú Herramientas y se llama “Asistente para fuera de oficina”. Si éste es tu caso, el proceso es mucho más sencillo y automático.

Si no aparece esta opción en el menú Herramientas, también puedes disfrutar de ella. Aunque, en este caso, conviene aclarar que el mensaje sólo se enviará automáticamente una vez que te descargues el correo desde el Outlook y en el mismo ordenador en el que lo has programado.

Antes de irte, para generar esta respuesta automática, deberás seguir los siguientes pasos:

1) Escribir el mensaje de respuesta automática. Creas un mensaje nuevo (selecciona Nuevo en la barra de herramientas o teclea Ctrl. + U) y escribe tanto el asunto como el cuerpo del mensaje que se enviará a todas las personas que te escriban durante tu ausencia. Por ejemplo, podemos poner algo así como “Del 1 al 15 de agosto estaré fuera de la oficina por vacaciones. Por este motivo, tendré acceso limitado a mi correo electrónico. Si es un tema urgente, por favor, ponte en contacto con el Sr. Pérez en el teléfono XXX o por e-mail…

Una vez redactado el mensaje (no olvides ponerle un asunto, como “respuesta automática – ausente por vacaciones”) guarda los cambios. Este mensaje pasará a la carpeta Borrador. Abre dicha carpeta, selecciona el mensaje (no lo abras, sólo selecciónalo con el botón izquierdo del ratón) y vete al menú Archivo y elige “Guardar como…”

Te aparecerá un cuadro de diálogo para que elijas un nombre de archivo y una extensión. Elige un nombre que luego recuerdes. Es importante que en la opción “Guardar como tipo” selecciones “Plantilla de Outlook”. Le das a guardar y pasas al siguiente apartado.

2) Crea una regla en tu programa de correo electrónico. Una regla es un comportamiento automático que realiza el programa cuando recibe o envía determinado mensaje. Esto sirve para este truco, pero también para muchas otras posibilidades. Por ejemplo, eliminar o guardar automáticamente en una carpeta los mensajes de una persona o con un determinado texto en el asunto.

Dentro del menú Herramientas, selecciona “Reglas y alertas”. Pulsa el botón “Nueva regla” y elige las siguientes opciones “Iniciar desde una regla en blanco” y “Comprobar los mensajes cuando lleguen”. Pulsa Siguiente.

En el Paso 1 tenemos que elegir las condiciones. Nosotros vamos a explicar las condiciones a elegir para que el mensaje llegue a todo el mundo, pero si se quiere enviar este aviso de vacaciones sólo a determinadas personas basta con elegir otras opciones para personalizar el proceso. Selecciona “donde mi nombre esté en el cuadro Para o CC” y pulsa Siguiente. En la otra ventana elige “responder usando una plantilla determinada”. Y pulsa sobre la frase “una plantilla determinada” para elegir a continuación la plantilla que acabas de crear. Si no aparece en la ventana, en el menú desplegable “Buscar en” seleccionamos “Plantillas del usuario en el sistema de archivos”.

Pulsa Abrir y a continuación Siguiente para pasar a la ventana de excepciones. Aquí puedes personalizar alguna excepción en función de numerosas variables. Cuando acabes pulsa Siguiente. Por último asigna un nombre a la regla y elige activarla ya o no. Si todavía no quieres activarla puedes hacerlo más adelante. Por último, pulsa Finalizar.

3) Nos vamos de vacaciones. Ha llegado el momento de activar la regla que acabas de crear. Vuelve al menú Herramientas y elige “Reglas y alertas”. Aquí tiene que aparecer la regla creada. Para activarla sólo hay que seleccionarla en el recuadro situado a la izquierda de la regla. Pulsa Aceptar y coge las maletas. A partir de ahora, cuando te conectes al correo, estarás enviando automáticamente el mensaje de vacaciones a todos los que te escriban en estas fechas.

Más información sobre cómo utilizar el asistente para fuera de la oficina en esta página de Microsoft.




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