Cuando uno piensa en alternativas a Google Drive, suele asociarlas con herramientas de almacenamiento. Pero no todas se centran únicamente en guardar archivos en la nube. Algunas, como ONLYOFFICE DocSpace, apuntan directamente a la colaboración estructurada, con espacios de trabajo organizados por roles, documentos editables en tiempo real y un concepto más cercano al de una oficina virtual compartida. De ahí nace precisamente su nombre.
Lanzado como parte del ecosistema de ONLYOFFICE, la plataforma se actualiza a su última versión, DocSpace 3.1, para introducir más de 40 novedades, entre las que se incluyen las salas de trabajo —también llamadas espacios de documentos— para gestionar y colaborar sobre archivos. Si bien la interfaz se mantiene intacta, esta viene acompañada de diferentes funcionalidades para hacer aún más completa una solución que compite de tú a tú con lo mejor de Microsoft y Google. Veamos algunas de ellas.
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Un sistema basado en salas y roles con edición ‘in-house’
El concepto de trabajo que propone DocSpace se organiza en torno a salas. No se trata de compartir carpetas genéricas, sino de configurar entornos que cumplen una función concreta, como revisar contratos, gestionar proyectos o intercambiar documentación con clientes externos. Estas funcionan como espacios de colaboración cerrados, donde cada usuario tiene un rol concreto que determina lo que puede o no hacer: ver, editar, comentar, cargar archivos o simplemente rellenar formularios. En resumen, un sistema de permisos más propio de un CRM, precisamente para adaptarse a los flujos de trabajos de las empresas.
Cada sala se puede crear desde cero o a partir de una plantilla. Dentro, se pueden cargar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, archivos PDF o formularios rellenables. Al integrar toda una suite de ofimática, los archivos no se editan con aplicaciones externas, sino con el editor integrado de ONLYOFFICE para mantener toda la información en un mismo entorno. Es decir, todo el trabajo se realiza dentro del propio sistema, ya sea desde el navegador o desde una instalación propia en servidores locales.
Un control más fino sobre los permisos
A diferencia de otras soluciones más generalistas, aquí se puede definir con mucho más detalle qué puede hacer cada usuario. Por ejemplo, es posible invitar a alguien sólo para que visualice un documento, sin capacidad de copiarlo o descargarlo. También se puede limitar a ciertos miembros a editar únicamente campos dentro de un formulario o permitir que un cliente suba archivos sin que vea los del resto. En este sentido, la introducción de datos puede ser limitada, como si de un formulario web se tratara.
Hablando de edición de documentos, el editor es compatible con los principales formatos de Microsoft Office y también permite trabajar de forma colaborativa con seguimiento de cambios, comentarios y control de versiones, que también recibe su particular mejora. Asimismo, permite integrar servicios adicionales o configurar la interfaz para adaptarla a la imagen corporativa de la empresa u organización, desde los roles hasta los colores del entorno.
Qué cambia con la versión 3.1
La nueva versión de DocSpace 3.1, lanzada hace escasas horas, introduce mejoras centradas en seguridad, organización y flujo de trabajo. Una de las principales novedades es la posibilidad de asignar formularios a usuarios concretos para facilitar la recogida estructurada de datos sin comprometer la privacidad. También se ha habilitado la conversión de salas en plantillas —basta duplicar un modelo y ponerlo a funcionar en pocos pasos—, además de ampliar las opciones de descarga disponibles a la hora de enlazar a archivos protegidos al descargarlos en un formato distinto al original.
En la versión autohospedada se ha añadido cifrado AES-256 para los datos en reposo para reforzar la seguridad y cumplir con la normativa vigente en términos de seguridad empresarial. El manejo de roles también se ha vuelto más flexible. Hasta ahora, si un usuario debía cambiar de función dentro de una sala, había que eliminarlo y volver a invitarlo. A partir de esta versión, se pueden reasignar los permisos directamente desde el propio sistema, con todo lo que ello conlleva en cuanto a facilidad de uso.
El resto de cambios afectan a la organización interna y al aspecto visual de la plataforma, tal como se puede apreciar en el vídeo publicado por la propia plataforma en su canal de YouTube. Ahora es posible generar formularios PDF a través del administrador de archivos, eliminar versiones antiguas de documentos de forma más controlada y personalizar el nombre y logotipo textual de la organización, sin necesidad de subir imágenes.
Por último, se mejoran las posibilidades de incrustación, al poder elegir entre integración HTML, JavaScript o NPM. Para desarrolladores, también se han habilitado los desencadenadores de lectura para acciones como la creación de usuarios o salas, la carga o eliminación de archivos o el desplazamiento de carpetas. De esta forma, pueden ver fácilmente todos los webhooks creados en un solo lugar sin necesidad de revisarlos uno a uno. Todas las funciones ya se encuentran disponibles desde hoy mismo en la última versión de la suite de ofimática, por lo que basta con actualizar la herramienta para disfrutar de estas.
