Si eres usuario de Google Docs y sueles colaborar con un equipo de trabajo, tienes que estar atento a estas novedades. Porque Google ha decidido actualizar su suite ofimática en la nube para facilitarnos un poco más las cosas.
Lo cierto es que la de Mountain View ha puesto en marcha un buen número de mejoras para Docs, Sheets y Slides en los últimos tiempos. Pero para usuarios muy concretos, como por ejemplo, los equipos de investigadores.
Ahora, por suerte, las novedades llegan para el común de los usuarios de Google Docs. Bueno, en realidad, estamos ante mejoras encaminadas a controlar mejor los cambios de los documentos colaborativos. Tanto desde el escritorio, como a través de un dispositivo móvil.
Pero veamos cuáles son todos estos cambios. Te los contamos todos, a continuación.
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Google Docs te permitirá dar distintos nombres a un documento
¿Qué tal si pudieras dar distintos nombres a las diferentes versiones de un mismo documento? Pues a partir de ahora, podremos. Cuando hay demasiadas personas trabajando en un mismo documento, a veces puede venir bien poner distintos nombres.
De este modo, es más fácil llevar el registro de los cambios que se han llevado a cabo. Y tenemos la opción de recuperar las distintas versiones más rápido. Luego, podremos acceder a las diferentes versiones y organizarlas mejor. También tendremos acceso a un historial de versiones, accediendo a Archivo > Historial de versiones.
Ver el documento en limpio
Otra opción interesante es la de ver el documento en limpio. ¿Qué significa esto? Pues previsualizar una versión sin los comentarios y las notas que los distintos colaboradores hayan ido incorporando a la misma. De este modo, te resultará más fácil ver cómo está quedando el documento.
Para acceder a esta funcionalidad, lo único que tendrás que hacer es acceder a Herramientas > Revisar ediciones sugeridas > Previsualizar.
Aceptar o rechazar al mismo tiempo las sugerencias de edición
Se trata de que no tengas que revisar algunas cosas sencillas una por una. Se trata de ir más rápido. Con esta nueva funcionalidad podrás aprobar o rechazar de un plumazo todas las sugerencias de edición. La opción es accesible desde la sección de Herramientas > Revisar ediciones sugeridas. Luego podrás marcar Aceptar todos o Rechazar todos.
Sugerir cambios desde un dispositivo móvil
Si sueles trabajar también cuando estás en ruta, quizá esto también te resulte interesante. Y es que a partir de ahora también podrás enviar sugerencias de cambios en documentos a través de un dispositivo móvil. Puede funcionar con Android, iPhone o iPad.
Esta opción está disponible desde la parte inferior derecha de la pantalla. Pulsando en el menú de tres puntos.
Nuevas plantillas y documentos
A todas estas novedades, hay que añadir otra de importante. Y es que a partir de ahora, desde G Suite tendremos la oportunidad de acceder a distintas plantillas para los documentos. ¿Por qué es útil todo esto? Pues especialmente para empresas o grupos de trabajo que necesitan usar formatos estandarizados.
Nueva función para encontrar la información que necesitas
Los usuarios de G Suite Business y Enterprise también encontrarán Google Cloud Search integrado en los Documentos y las Diapositivas a través de la función de Explorar. De este modo, el sistema Cloud Search nos permitirá encontrar la información que necesitas para trabajar en tu día a día.
