Todas las opciones para filtrar y buscar mensajes en Gmail

¿Usas habitualmente Gmail como tu correo de cabecera? Si lo tienes como herramienta habitual, tanto para el trabajo, como para tus estudios y tus asuntos personales, lo más probable es que lo tengas más que lleno. Por suerte, el correo electrónico de Google nos ofrece, por defecto y de manera gratuita, 15 GB de espacio de almacenamiento.

De hecho, estos GB son compartidos con Google Drive. Es decir, si sueles trabajar con documentos y guardas archivos en la nube de Google, lo más probable es que estos 15 GB se queden cortos y tengas que añadir unos cuantos más al paquete, cosa que es perfectamente posible, pero previo pago.

Sea como sea, lo más normal es que si usas Gmail todos los días, tu bandeja de correo electrónico sea una auténtica marabunta de mensajes sin clasificar y un desorden fenomenal. Pero tranquilo. Al igual que otras herramientas de pago, Gmail ofrece a los usuarios la posibilidad de filtrar y realizar búsquedas específicas para los mensajes de correo electrónico.

Si aprendes a usar estos filtros, seguramente ahorrarás mucho tiempo en búsquedas y sabrás cómo encontrar en un abrir y cerrar de ojos justo ese mensaje que necesitas. Hoy queremos ayudarte a encontrar y aprender a usar todas las opciones para filtrar y buscar mensajes en Gmail. ¡Vamos allá!

Usa el buscador con palabras clave

Es una de las herramientas que tienes más a tu alcance. No hace falta que rebusques esta opción, porque la tienes justo arriba, en la parte superior de la bandeja de entrada. En la caja Buscar correo puedes introducir las palabras clave que quieras. Esta opción es la más fácil de usar y también es la menos concreta.

Te vendrá muy bien si lo que quieres es encontrar un mensaje que sabes que contiene unas palabras clave muy concretas. Por ejemplo: factura gas enero. Al darle al botón de búsqueda te aparecerá rápidamente el mensaje o mensajes que buscas. Como ves es bastante sencillo.

Aprovecha los filtros del buscador

Pero, ¿sabías que tienes más opciones para buscar y encontrar los mensajes de correo electrónico que necesitas? Gmail incluye en su buscador un buen número de filtros con los que puedes refinar la búsqueda. Y es que a veces necesitamos llegar a un mayor nivel de concreción a la hora de localizar mensajes.

Si quieres aprender a activar estos filtros, te recomendamos seguir estas instrucciones:

1. Accede a la bandeja de Gmail y en la parte superior, en la del buscador, pulsa sobre la flecha que mira hacia abajo. Verás que acto seguido se muestran las diferentes opciones de búsqueda.

2. A partir de aquí, tendrás la opción de filtrar según distintos criterios. Puedes contar con los siguientes:

• De: Una buena opción para filtrar según el remitente. Si tienes claro que buscas los mensajes de alguien en concreto, aquí puedes indicar su nombre de pila o directamente su dirección de correo electrónico. De hecho, en cuanto escribas la primera inicial obtendrás un listado con distintas propuestas (seguramente las de los contactos más recientes o comunes).
• Para: Si quieres encontrar los mensajes que enviaste a una persona o contacto en concreto, con este filtro lo tienes bien fácil. Solo indica el nombre o la dirección y te aparecerán todos los mensajes que le hayas enviado por orden cronológico.
• Asunto: ¿Recuerdas el asunto concreto de un mensaje? Quizá te resulte fácil buscar por palabras clave en el asunto, así que puedes usar este filtro. Enseguida tendrás un listado de propuestas.
• Contiene las palabras: A veces nos resulta muy sencillo buscar por palabras clave. Imagínate que estás buscando todas las facturas correspondientes a la luz de los últimos seis meses. Bastará con que escribas, por ejemplo, el nombre de la compañía junto con la palabra factura. Seguro que enseguida encuentras los correos que andas buscando.
• No contiene. Tienes otra opción que es justo la antagonista de la anterior y que también te vendrá fenomenal para usarla combinada o sencillamente para encontrar todos los correos que no contengan una palabra determinada. Es una buena manera de excluir todo aquello que no te interesa, sobre todo si eres de los que tienen una bandeja de entrada a rebosar.
• Tamaño. Por su peso los reconoceréis. Hay correos electrónicos que pesan muchísimo porque contienen documentos muy valiosos. Si sabes que el correo que estás buscando vale su peso en oro, quizá deberías usar este criterio de búsqueda. Te vendrá muy bien para diferenciar los mensajes que contienen información importante de aquellos que solo constan de texto.

• Intervalo de fechas. Es una muy buena opción – o mejor dicho, filtro – para buscar correos enviados o recibidos durante un período de tiempo determinado. Es muy útil para encontrar, por ejemplo, aquellos correos que se han enviado o recibido durante el último mes, el último trimestre o el último año. Si lo combinas con otros criterios de búsqueda, seguro que pronto encuentras la colección de mensajes de correo electrónico que estás buscando.
• Buscar. Otro filtro que tienes la opción de usar combinado con otros criterios es el de Buscar. Y es que aquí el sistema te permite seleccionar entre distintas carpetas o etiquetas. También puedes elegir si solo quieres que busque en Recibidos, Destacados, Enviados, Borradores, Chats, Spam o Papelera.
• Contiene archivos adjuntos. También puedes hacer diferencias entre los correos que incluyen archivos adjuntos y los que no. Si sabes que alguien te envía normalmente mensajes con contenido adjunto y necesitas buscar alguno de estos documentos, puedes marcar esa casilla. De este modo, accederás más rápido a lo que quieres.
• No incluir chats. Por último, debes saber que en estas búsquedas Gmail también considera las conversaciones que mantenemos a través de Hangouts. De este modo, es posible que en los resultados de búsqueda aparezcan conversaciones que no tienen ninguna relevancia para nosotros o que sencillamente hacen más complicado tu trabajo. Marca esta casilla para que no aparezcan conversaciones o chats en los resultados de búsqueda.

Con todo, verás lo fácil que resulta encontrar los correos que buscas a través de los filtros.