Comparativa de cuentas de correo de Hotmail Outlook y Gmail, ventajas y desventajas

La mayoría de nosotros disponemos de una cuenta de correo electrónico que nos facilita mucho las cosas cuando navegamos por internet, a la hora de registrarnos a distintos servicios y lógicamente, en el momento de hacer envíos y transferencias de documentos.

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En este caso, lo que solemos tener – aparte del correo de la organización en la que trabajamos, habitualmente de pago – es un correo electrónico gratuito que nos proporcionan proveedores como Google o Microsoft, responsables, como sabes, de Gmail y Hotmail.

Estas cuentas pueden ofrecernos una buena experiencia, en el sentido de que ponen a disposición de los usuarios una cantidad suficiente de GB, si lo que pretenden hacer es un uso normal. En el caso de que necesiten combinar correo con almacenamiento, eso sí, quizá sea preciso apuntarse a algún plan de pago. Pero en principio, no debería ser necesario.

Hoy echamos un vistazo a todas las ventajas y desventajas que pueden presentar los correos de Hotmail Outlook y Gmail. Se trata de que, de este modo, puedas elegir la opción o modalidad que más te convenga.

Ventajas y desventajas de Gmail y Outlook

El correo electrónico de Google, Gmail, es un correo electrónico completo, en el sentido de que además de cumplir con la función de administrador de mensajería, incluye otras muchas funciones y opciones que lo convierten en una herramienta 360. Esto significa que aquellos que necesiten el correo electrónico para su trabajo, contactar con sus colaboradores o clientes y realizar otras muchas gestiones, encontrarán en Gmail al aliado perfecto.

De un tiempo a esta parte, Gmail ha mejorado y mucho. Google ofrece a los usuarios la posibilidad de acceder a infinidad de servicios desde la bandeja de correo electrónico. Por ejemplo, existe la posibilidad de chatear directamente con tus contactos, de programar envíos e incluso de gestionar el propio calendario del usuario.

Por otro lado está Outlook, que es el correo de Microsoft, anteriormente popularizado como Hotmail. Los usuarios han ido migrando su correo electrónico al nuevo Outlook, pero las características de este correo electrónico no han variado tanto con el tiempo. De hecho, Outlook sigue funcionando como sistema para enviar y recibir correo, pero no ha incorporado demasiadas características, más allá del calendario o la integración con Skype.

Pero vayamos por partes para ver cuáles son las ventajas y desventajas que debes valorar al optar por Gmail o Outlook como sistema preferido para enviar y recibir correo electrónico.

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Almacenamiento

Veamos una primera cuestión muy importante, que tiene que ver justamente con el almacenamiento. ¿Cuánto espacio necesitas para conservar y gestionar tu correo electrónico de la manera más adecuada? Pues depende de cada caso. Lo que debes tener muy claro es que las diferencias con respecto a Hotmail Outlook y Gmail son importantes: el primero ofrece 5 GB de almacenamiento en OneDrive. En cambio, el correo electrónico de Google proporciona hasta 15 GB gratuitos. Si luego quieres ampliarlos, tanto el uno como el otro, tienen un coste añadido.

Los planes de OneDrive están unidos a Office 365, de modo que junto al almacenamiento extra, están también las principales aplicaciones de Office: Word, Excel o Power Point. En este caso, el coste de Office 365 personal es de 70 euros al año, con 1 TB de almacenamiento. Si solo quieres contratar almacenamiento extra, también tienes la opción de contratar 100 GB por 2 euros al mes, esto es, 24 euros al año.

En cuanto a Gmail, te decíamos que tienes 15 GB para guardar correo y contenido. Debes tener en cuenta que aquí se guarda todo lo que tengas en tu cuenta de Google, incluidos los archivos subidos a Google Drive y Google Fotos. Así, si trabajas con muchos documentos, será imprescindible que amplíes el almacenamiento. Los precios son los siguientes:

  • 100 GB (20 euros/año)
  • 200 GB (3 euros/mes o 30 euros/año, lo que supone un ahorro del 16%)
  • 2 TB (10 euros/mes o 100 euros/año, lo que supone un ahorro del 17%)

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Interfaz de usuario

No hay grandes diferencias en cuanto a interfaz de usuario, en el sentido de que tanto la de Gmail como la de Outlook guardan un aspecto moderno y minimalista. Las cosas han cambiado y mucho en Hotmail y Google también ha renovado con el tiempo tanto Gmail como todas sus aplicaciones y servicios. Tanto en un servicio como en otro, predomina el color blanco de fondo, combinado con azules y grises. ¿El resultado? Una interfaz de usuario agradable de usar e intuitiva, en la que nos resulta fácil encontrar todas y cada una de las opciones que podamos necesitar.

En el caso de Outlook, eso sí, y como las características son un poco más limitadas – correo electrónico, calendario y poco más – resulta todavía más fácil ubicarse. En el caso de Gmail, para acceder a funciones complementarias es necesario dirigirse a la sección de Configuración, operativa desde la rueda dentada que hay en la parte superior derecha de la pantalla.

Teniendo en cuenta que hay tantas funciones y opciones, a veces resulta complicado encontrar aquello que buscamos e incluso resulta difícil enterarse de que hay algo nuevo. Sobre todo si uno no está al día de las novedades que va presentando Google a lo largo del tiempo. Y que por cierto, no son pocas.

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Herramientas integradas

Te hablábamos de que una de las riquezas de Gmail tiene que ver con las herramientas que están integradas en el servicio. Una de las más populares y que están disponibles en el correo electrónico de Google es la función de chat. Desde aquí los usuarios pueden conectar con otros usuarios de Gmail para conversar. Se trata de Hangouts y en el caso de Outlook, Skype. El servicio está integrado en el correo, pero… debes estar suscrito e iniciar sesión nuevamente, lo que sin duda no resulta tan cómodo.

Gmail tiene una amplia colección de herramientas integradas, que permitirán a los usuarios disfrutar de otros servicios de Google sin tener que desplazarse fuera de la ventana. Lo único que tienes que hacer es pulsar sobre Aplicaciones de Google para que se abra un pequeño menú desde el que puedes acceder al servicio de Búsqueda, Mapas, YouTube, Google Play, Noticias, Gmail, Contactos, Drive, Calendar, Traductor, Google Fotos o Shopping.

También puedes entrar directamente a Documentos (Google Docs), Libros, Blogger, Duo, Hangouts, Google Keep, Jamboard, Classroom, Earth o Colecciones. En el caso de Outlook esta opción no ha lugar, porque para poder usar herramientas complementarias hay que suscribirse, esto es, pagar. En el caso de Google, todos estos servicios son de carácter gratuito.

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Organización

Si usas tu correo electrónico para casi todo (incluyendo asuntos profesionales y personales) reconocerás la importancia de contar con buenas herramientas para gestionar los mensajes y mantenerlos ordenados al máximo. En este sentido, Google también gana por goleada a Microsoft. La gestión del correo electrónico puede hacerse por categorías y etiquetas totalmente personalizadas, de modo que es muy fácil tener los mensajes bien organizados para encontrarlos al momento.

Además, Gmail incluye marcas, para que de este modo los usuarios puedan señalar si un mensaje es importante, urgente o si ya está resuelto. Todo a través de un código de símbolos y colores que ayudan mucho en el uso diario.

Lo que puedes hacer en el caso de Outlook es usar el archivo, en el que tienes la opción de organizar los mensajes en diferentes categorías, según si ya te los has leído, si es para ti, si lo has marcado, si hay mensajes o si contiene datos adjuntos. Además, también puedes crear carpetas con el nombre que tú quieras, que te servirán para clasificar las mensajes según la temática, la urgencia o incluso el remitente, entre otros.

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Funciones novedosas

Pero si lo que buscas es explorar nuevas opciones y contar con ventajas que no están en otros sistemas de correo electrónico, puedes seguir echándole un vistazo a Gmail. De hecho, el correo electrónico de Google ofrece a los usuarios un interesante laboratorio de funciones, tanto en modo de pruebas como oficializadas, que permiten, entre otras cosas:

  • Cancelar un envío ya realizado
  • Programar un envío en una fecha y hora determinadas
  • Recibir sugerencias a la hora de escribir correos (redacción inteligente)
  • Recibir sugerencias sobre la necesidad de responder mensajes (ideal para despistados)
  • Usar combinaciones de teclas para activar determinadas funciones o acciones
  • Instalar temas personalizados o propios de Gmail para dar otro toque a la bandeja de entrada

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Como ves, todas estas opciones tan prácticas están operativas desde Gmail, pero no desde Outlook Hotmail, que en este sentido es un sistema de correo electrónico un poco más limitado y acotado a la función propia del servicio. Hay algunas opciones extra, sin embargo, que Outlook si tiene operativas y que son las siguientes:

  • Elegir temas para la bandeja de entrada (hay infinidad de opciones, pero todas propias de Outlook)
  • Activar el Modo Oscuro, que tan práctico resulta a determinadas horas
  • Crear una bandeja de entrada para el correo prioritario
  • Activar las notificaciones de escritorio (una opción también operativa en Gmail)
  • Elegir la densidad de la pantalla (completa, media o compacta)
  • Seleccionar el tipo de vista de la conversación (mensajes más recientes en la parte superior, en la parte inferior)

Esto por lo que respecta a la configuración básica. Luego hay una sección para la configuración que puede ampliarse y en la que podemos encontrar otras opciones vinculadas al diseño de la bandeja de entrada, a las funciones de redactar y responder, a las preferencias sobre datos adjuntos y uso compartido, creación de nuevas reglas, opciones de limpieza, correo no deseado y sincronización del correo electrónico, administración de mensajes, respuestas automáticas o suscripciones. Son todas las funciones que ya están en Gmail y que hoy ya resultan básicas para cualquier usuario, pero que no son en absoluto experimentales o novedosas. Sin embargo, resultan perfectamente válidas para un uso común y corriente de una herramienta como es el correo electrónico.

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