Los mejores trucos para sacarle más partido a Google Drive

Los servicios de almacenamiento en la nube son un básico en la actualidad. Hace mucho que pasamos de guardar nuestros datos y archivos en un disco duro a alojarlos directamente en Internet. Es más seguro y cómodo y tenemos la posibilidad de acceder a ellos en cualquier momento y lugar. De todos los que existen, Google Drive es quizá uno de los más conocidos. Se ha ganado a pulso este reconocimiento gracias a su interfaz, a su capacidad para sincronizarse con otros servicios de la compañí­a y a sus funcionalidades. Si lo sueles utilizar a diario y crees que no estás aprovechando todo su potencial, aquí­ van algunos de los mejores trucos para sacarle más partido.

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Hazlo público para que todo el mundo colabore

Google Drive es una gran herramienta colaborativa, algo que lo convierte en mucho más que un servicio de almacenamiento en la nube. Es posible colaborar con otros usuarios en un proyecto y ver en todo momento los cambios que van realizando. Siendo partí­cipes e interactuado cuando lo necesitemos. Por defecto, cuando compartes un documento debes introducir los correos de aquellas personas que quieres que colaboren. También tienes la opción de hacerlo público para que cualquiera pueda acceder.

Google Drive trucos

Si quieres hacer público un documento para que todo el mundo pueda colaborar, cuando vayas a compartirlo deberás pulsar en la opción “Crear enlace para compartir”. Con esto el documento se hará público, por lo que cualquiera que tenga el enlace que se ha generado podrá entrar en él. Es fundamental que antes de compartirlo edites lo que puede hacer quien lo reciba.

Convierte un PDF en archivo de texto

Google Drive cuenta con un motor interno capacitado para leer archivos PDF y convertirlos de forma automática en un documento de texto. Para llevar a cabo esto sólo tienes que subir el PDF a tu carpeta, hacer clic derecho sobre él y escoger la opción “Abrir con Documentos de Google”. Será necesario que esperes unos segundos para que se realice la transformación. El documento que se genere se guardará como tal. Así­ no tendrás que volver a hacer la conversión cada vez que quieras cambiar algo. También está la posibilidad de realizar la opción contraria. En este caso solo tendrás que abrir documento de texto y escoger la opción de descargarlo como un PDF.

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Ten a mano documentos sin conexión

Aunque Google Drive necesita de una conexión a Internet para funcionar, existe una función para cuando no tengamos cobertura o acceso a la red. De este modo, podremos acceder a algunos documentos seleccionados previamente en caso de querer consultar algo o leer durante un viaje de trabajo. Para poder disfrutar de un archivo o documento como disponible sin conexión deberás mantenerlo pulsado hasta que se seleccione. A continuación verás como en la parte inferior de la pantalla se muestran varias opciones. Una de ellas es precisamente la de Acceso sin conexión. Descargará tu documento para que puedas utilizarlo en el momento en el que lo necesites.

Corrige errores con el historial de revisiones

Google implementó en Drive un historial que te permitirá acceder a distintos puntos de guardado para volver al anterior. Se trata de una opción muy útil para cuando has metido la pata. Para hacer uso de ella pulsa en el icono con forma de “i”, en”Ver detalles”, que aparece al hacer clic secundario encima del documento en cuestión.

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Se te abrirá un desplegable con los detalles y la actividad realizada. Dentro de “Detalles”, en “Modificado” te toparás con el icono de un reloj. Si tienes cambios anteriores te permitirá volver a un punto atrás.

Utiliza las fotos de tu móvil cuando desees

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Google Drive converge perfectamente con otros servicios de la compañí­a. Entre ellos Fotos. De este modo, puedes agregar a tus documentos sin ningún problema cualquiera de las imágenes que tengas almacenadas en este servicio. Si entras en Drive te encontrarás con una pestaña desde la que explorar tu archivo fotográfico. Es tan fácil como pulsar en él y empezar a ver qué capturas tienes que pueden “vestir” tus documentos.

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