Según un estudio realizado por la firma californiana de tecnología HP, el volumen de impresión ha crecido un 50% en los últimos 30 años pese a las predicciones que señalaban que las oficinas del futuro iban a ser “oficinas sin papel”. Nada más lejos de la realidad, en este mismo estudio HP ha señalado que el 99% de los empleados usa papeles impresos al menos una vez al día, ya sea para tomar notas o bien para almacenar de forma segura información. De esta manera, el avance de las nuevas tecnologías no ha hecho disminuir en nada el volumen de papel impreso en las oficinas del Siglo XXI, y de hecho, este se ha incrementado. El porqué de esta tendencia, según el estudio de HP, se resume en tres adjetivos que se aplican a las copias impresas en papel: seguridad, fiabilidad y practicidad.
¿Y por qué es más seguro, fiable y práctico un documento impreso que uno en formato digital? Pues bien, un documento impreso es más seguro ya que es más difícil de transferir a terceros que un documento digital ya que se puede almacenar en lugares físicos seguros, como en un cajón bajo llave, asegurándonos que no es vulnerable ni a virus, ni a problemas al guardarlo de forma privada en el ordenador. Es por esta sencilla razón que un documento impreso se convierte en un documento más fiable que uno en formato digital. Además, un documento impreso es más práctico que un documento digital ya que se puede modificar de forma más rápida que en su versión digital sin obligarnos a tener que llevar el ordenador siempre con nosotros para ello. Un conjunto de ventajas que hacen que la responsabilidad sobre el documento impreso recaiga sobre nosotros mismos y no sobre el funcionamiento de un dispositivo electrónico, ya sea un ordenador o una tableta, que no podemos controlar directamente.
Por todos estos beneficios se explica que a medida que se ha innovado en el sector de las nuevas tecnologías, el uso del papel se haya incrementado con creces. Y es que, según el citado estudio de la firma HP, existe una estimación por la que un solo trabajador de una oficina cualquiera utiliza alrededor de 10.000 folios al año en el conjunto de sus actividades diarias. Por otra parte, escoger trabajar en un documento físico no coarta en nada la libertad de luego poder transferirlo digitalmente gracias a equipos como los escáneres que nos facilitan tener ambas copias, la física y la digital. De esta manera, la principal información que se desprende de este estudio de HP es que, cuando decidimos trabajar sobre un documento físico no se está excluyendo la posibilidad de trabajar en digital, ampliando así el abanico de posibilidades que les resulten más cómodas a los trabajadores de cualquier oficina. Y es que, según el estudio, un documento puede ser copiado una media de entre nueve y once veces gracias a equipos como escáneres, impresoras, fotocopiadoras e incluso fax.
No hay que olvidar que esta tendencia se ha visto acompañada de prácticas de reciclaje que nos ayudan a absorber tal cantidad de papel. Estas nuevas prácticas unidas a una mayor conciencia de imprimir solo lo estrictamente necesario e importante entre la gente implican que estos datos no signifiquen un peligro para el medio ambiente. Sin embargo, para asegurar que esta práctica sea lo más ecológica posible deberemos también disponer de un equipo de calidad con un rendimiento eficiente en términos ecológicos, como por ejemplo, asegurarnos de usar cartuchos reciclados.
