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¿Eres consciente de todos los peligros que puede haber en tu oficina? Proteger la documentación interna es tan importante como mantener a salvo nuestros datos personales, contraseñas y demás información privada que pueda perjudicarnos. En el trabajo pasa lo mismo. Nuestro ordenador debe estar protegido ante el acceso de cualquier intruso (aunque forme parte de la misma oficina) para evitar disgustos y conflictos varios. Para mantener nuestra seguridad a salvo bastará con hacer algunos gestos. Por simples que te resulten, los siguientes consejos te ayudarán a hacer más hermético el acceso a tus informaciones, como individuo y para proteger todos aquellos contenidos que sean confidenciales y susceptibles de captar el interés de cualquier persona interesada en saber un poco más. A continuación, te presentamos diez consejos básicos para proteger la red de la oficina de espí­as.

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1) Protege con contraseña el salvapantallas de tu ordenador.

En un dí­a normal de trabajo sueles tener abierto el navegador, el correo electrónico y los programas de uso más habitual. Tu ordenador deberí­a estar protegido para evitar disgustos si te levantas de la mesa para ir a recoger unas fotocopias o para reunirte con tu compañero. Lo más recomendable es proteger el salvapantallas del ordenador. Así­, aunque te olvides de bloquear el equipo, tu dispositivo quedará protegido de cualquier compañero bromista o malintencionado. Puedes elegir que tu ordenador quede bloqueado de manera automática antes de cinco minutos.

2) Utiliza un sistema para generar claves complejas. Puedes elegirla tú mismo, siempre teniendo en cuenta que necesitas incorporar cifras, letras o sí­mbolos para que sea una clave verdaderamente segura. En cualquier caso, existen programas que generan contraseñas aleatorias. Cámbiala de manera frecuente (lo ideal es cada mes) y aunque la gran mayorí­a de empresas ya tienen configurado un sistema de protección automático, trata de tener en cuenta este consejo, por si tu compañí­a no aplicara esta medida de seguridad. Por otra parte, te recomendamos memorizar las contraseñas y no apuntarlas en un papel nunca jamás.

3) No abras correos electrónicos de dudosa procedencia. En primer lugar deberí­as asegurarte de que cuentas con un buen filtro de spam que pueda protegerte de cualquier ataque. No obstante, si se cuela algún correo electrónico cuya procedencia no está muy clara, lo más recomendable será que no te molestes en abrirlo y que lo enví­es directamente a la papelera, creando una nueva regla de spam en tu programa de correo electrónico. Cuidado con los archivos adjuntos que podrí­an contener programas maliciosos (malware) e instalarse de manera instantánea en tu ordenador.

4) No descargues programas de Internet si no son de una fuente confiable. Puedes bajarte programas de la Red para disfrutar de distintas utilidades (hacer capturas de pantalla, editar imágenes, generar documentos PDF, etcétera), pero no olvides hacerlo siempre desde sitios seguros, que puedan garantizarte la descarga de software sin sorpresas desagradables.

5) Revisa el antivirus y mantén todos los ordenadores actualizados. Trata de instalar un buen antivirus en todos tus ordenadores. Las firmas de seguridad suelen ofrecer paquetes para proteger distintos equipos a la vez. Trata de elegir un antivirus fiable, aunque sea una de las opciones gratuitas que actualmente están en el mercado. Si tienes dudas sobre esta cuestión, te recomendamos contactar con una empresa de seguridad o establecer un buen plan con tu equipo de informáticos.

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6) Asegúrate de que mandas la información al destinatario correcto. Si sueles enviar mensajes de correo electrónico y documentación a muchos destinatarios, ten cuidado con los adjuntos y con el listado de remitentes. No estarí­a bien que un informe confidencial llegue a manos de una persona de fuera de la empresa o que una nómina caiga en manos de una lista de distribución errónea.

7) Destruye los discos duros que ya no vayas a utilizar. Los ordenadores envejecen y suelen terminar aparcados en un rincón de la oficina. Es importante contar con una polí­tica definida en este sentido, que contemple una destrucción segura de los equipos y discos duros para que no se escape información importante de la empresa.

8) Mantén bajo llave los equipos con información privilegiada. Sevidores, routeres, interruptores y módemos tienen que estar muy bien protegidos. Las empresas suelen tener estos equipos en una habitación especial. Protégelos con contraseñas y candados. Trata de localizarlos en espacios fí­sicos discretos y contrata un buen servicio de protección para evitar la entrada de cualquier intruso a través de cualquier software malicioso.

9) Asegúrate de que todos los equipos portátiles están protegidos con contraseña. Tienes que proteger los ordenadores que están en la oficina, pero también todos los equipos portátiles que tengas vinculados al trabajo. Así­, activa el desbloqueo con contraseña en tus teléfonos móviles o tabletas, por si acaso las perdieras. De ese modo, nadie podrá acceder a la información de tu empresa, que también podrí­a estar en los dispositivos móviles. Instala también un buen antivirus y trata de mantener un riguroso control de todos los documentos y programas que abres o instalas en ellos.

10) Toma medidas para proteger la red WiFi. Las redes WiFi suelen instalarse en las oficinas por distintas razones, una de ellas la de facilitar el acceso a Internet en cualquier sala de la empresa. Planifica bien el alcance de la instalación, cambia los datos de configuración que trae el router por defecto y oculta el nombre de la red, para que ningún intruso pueda intentar una conexión. Utiliza un protocolo de seguridad avanzado y apaga el router durante los fines de semana o periodos vacacionales. Para una seguridad más avanzada, consulta con un experto que pueda asesorarte, puesto que existe la posibilidad de crear listas de de control de acceso y de autenticar las personas concretas que pueden acceder a la red.