9 trucos de Google Docs con los que no echarás de menos Word

La imagen de Google Docs es la de un editor de textos eficaz, pero bastante simple en comparación con Word, la alternativa de Microsoft, mucho más asentada en el imaginario colectivo. Sin embargo, el editor de textos de Google es una alternativa muy potente cuando se profundiza en ella. Para aprovechar su potencial completo y automatizar tareas de formato, es útil conocer ciertas funcionalidades, como estos 9 trucos de Google Docs con los que no echarás de menos Word.

El comando @ y los bloques de construcción

El comando ‘@’ es una herramienta versátil que simplifica el acceso a diversas funciones de Google Docs sin necesidad de navegar por los menús. Al escribir el símbolo @ seguido de una palabra clave, se puede insertar rápidamente elementos como marcadores, tablas de contenido, o plantillas prediseñadas como la «hoja de ruta del producto». Esta funcionalidad permite también generar borradores de correo electrónico y eventos de calendario directamente en el documento.

Además, el comando @ facilita la inserción de marcadores inteligentes para añadir personas, archivos, fechas y ubicaciones, o para asignar tareas con fechas de vencimiento. También es posible crear bloques de construcción personalizados, como una firma o una biografía, para insertarlos rápidamente con el comando @. Esto optimiza el flujo de trabajo al mantener las opciones relevantes accesibles sin interrupciones.

Modo Sin Páginas y encabezados plegables

El modo Sin Páginas ofrece una flexibilidad mejorada para la creación de documentos, eliminando las limitaciones del ancho de página y permitiendo el flujo continuo del contenido, similar al de una página web. Esta vista es particularmente útil para sesiones de lluvia de ideas, ya que permite arrastrar celdas de tablas para aprovechar el espacio adicional.

Una característica destacada de este modo son los encabezados plegables, que permiten contraer y expandir secciones del documento para una mejor organización y navegación. Esto se logra aplicando un formato de encabezado a las líneas de texto. Además, los comentarios pueden minimizarse en este modo para reducir el desorden visual. Para activar esta función, se accede a Formato y se selecciona Modo sin páginas.

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Historial de versiones

Los documentos de Google mantienen un registro detallado de cada versión de un documento. Esta función permite revisar y restaurar versiones anteriores del documento, mostrando quién realizó cada cambio y cuándo. Es posible nombrar versiones importantes del documento, como «Antes de la revisión del jefe» o «Borrador final», lo que facilita la identificación de puntos clave en el desarrollo del documento y evita la necesidad de guardar múltiples copias de un archivo.

Esta función es fundamental en entornos colaborativos, ya que permite recuperar un estado previo en caso de errores o cambios no deseados. Para acceder al historial, se utiliza la ruta Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones.

Configuración y guardado de fuentes predeterminadas

Google Docs permite a los usuarios establecer y guardar estilos de fuente predeterminados para diferentes niveles de encabezado y texto normal. Esto asegura que los nuevos documentos se abran con la configuración de formato preferida, eliminando la necesidad de ajustar manualmente las fuentes en cada nuevo archivo.

Al uniformar los estilos de encabezado, el documento se vuelve más legible y fácil de navegar, especialmente cuando se utiliza la vista de esquema en el lateral. Una vez que se han actualizado y guardado los estilos predeterminados, es posible aplicar estas configuraciones a documentos existentes seleccionando todo el texto y eligiendo la opción ‘Usar mis estilos predeterminados’ desde el menú de ‘Opciones de fuente’. Este pequeño esfuerzo inicial puede ahorrar una cantidad considerable de tiempo a largo plazo.

Vinculación a encabezados y comentarios específicos

Para facilitar la colaboración y dirigir la atención de los colegas a secciones específicas de un documento, Google Docs permite crear enlaces directos a encabezados o comentarios. Al hacer clic derecho en un encabezado, se puede copiar su enlace directo (Copiar enlace de encabezado) para insertarlo en correos electrónicos o mensajes. Esto asegura que los destinatarios accedan exactamente a la parte del documento que requiere su atención o aportación.

De manera similar, si se necesita referenciar un comentario específico, se pueden seleccionar los tres puntos junto al comentario y elegir ‘Obtener enlace a este comentario’. Estos enlaces internos son útiles para la navegación y para el seguimiento de tareas, actuando como marcadores que saltan a partes concretas del documento.

Traducción de documentos

El editor de textos de Google Drive ofrece una función integrada para traducir documentos completos rápidamente. Esta herramienta es particularmente útil para colaborar con equipos globales o para materiales de clase en diferentes idiomas. En lugar de copiar y pegar secciones en una herramienta de traducción externa, se puede crear una copia del documento traducida instantáneamente.

Para usar esta función, se accede a Herramientas > Traducir documento, se elige el idioma deseado y se asigna un nombre a la nueva copia. El sistema creará un archivo nuevo con la misma estructura, pero con el texto traducido automáticamente. Aunque la traducción no es perfecta, proporciona una base sólida para la comprensión.

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Escritura por voz

La función de escritura por voz de Google Docs permite transcribir palabras habladas directamente en el documento. Esto es especialmente útil para sesiones de lluvia de ideas, redacción de borradores iniciales o toma de notas durante reuniones, liberando al usuario de la necesidad de teclear.

Al activar esta característica desde Herramientas > Escritura por voz, aparece un icono de micrófono. Al hacer clic en el micrófono y comenzar a hablar, Google Docs convierte la voz en texto. La precisión de esta función es óptima en el navegador Chrome y en entornos con poco ruido de fondo.

Comparación de documentos

Cuando se necesita revisar dos versiones de un documento y discernir las diferencias entre ellas, la función ‘Comparar documentos’ de Google Docs resulta muy eficaz. Esta herramienta crea un nuevo documento que resalta en rojo las discrepancias entre las dos versiones, lo que facilita la identificación de cambios y posibles errores.

Para utilizarla, se selecciona Herramientas > Comparar documentos desde el menú de uno de los archivos, y luego se elige el segundo documento desde Google Drive. Es una característica fundamental para procesos de revisión y retroalimentación, eliminando la necesidad de una verificación manual que puede ser tediosa.

Aprobaciones y firmas electrónicas

Por último, Google Docs ofrece una funcionalidad integrada para solicitar y gestionar aprobaciones formales, incluyendo firmas electrónicas. Esto permite enviar un documento para su revisión y aprobación sin salir de la plataforma. Los usuarios pueden especificar los aprobadores, establecer una fecha de vencimiento y añadir un mensaje.

Una característica importante es la capacidad de bloquear el archivo una vez que se ha enviado para aprobación, lo que impide que se realicen cambios adicionales hasta que sea aprobado o rechazado. Cuando el documento es aprobado, se genera automáticamente un PDF no editable en Google Drive. Este proceso es útil para la gestión de documentos importantes, como informes o contratos, que requieren una autorización formal. Para acceder a esta función, hay que acudir a Archivo > Aprobaciones.