Todos hemos recibido alguna vez un documento PDF en el que se nos ha pedido que realicemos la firma con el certificado digital. Este proceso asegura que la persona que lo firma se corresponde con la identidad del firmante, además de añadir cierto nivel de seguridad al documento. Para llevar a cabo esta tarea, no obstante, necesitaremos recurrir a herramientas de terceros, ya que ni Windows ni macOS incorporan esta funcionalidad. Este artículo trata, precisamente, sobre eso, firmar un documento PDF con certificado digital sin dar muchas vueltas.
Requisitos previos antes de firmar un PDF con certificado digital
Antes de lanzarte al proceso de firma, hay ciertos requisitos que necesitas tener en cuenta. En primer lugar, asegúrate de contar con Adobe Acrobat Reader DC instalado en tu equipo. Este software es el que la propia Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, el organismo emisor del certificado digital, recomienda para abrir y manipular documentos PDF.
Si no lo tienes, puedes descargarlo fácilmente desde la página oficial de Adobe a través de este enlace. Cuenta con una versión de pago, si bien la versión gratuita permite firmar documentos digitalmente. Eso sí, antes de proceder, es necesario que dispongas de un certificado digital válido, es decir, que no haya caducado. Actualmente, tienen una validez de 36 meses y pueden renovarse 60 días antes de la fecha de caducidad.
En cuanto a su ubicación, puede estar almacenado en un dispositivo USB o en el disco duro de tu ordenador, dependiendo de cómo lo hayas configurado. Tener acceso a este es fundamental, ya que será tu medio de identificación en el proceso de firma. Otro aspecto a considerar es la conexión a Internet. Aunque el proceso de firma puede realizarse sin estar conectado, contar con una conexión activa es recomendable para asegurarte de que tu certificado esté actualizado y sea reconocido correctamente.
Si cumples con todo lo anterior, desde el propio organismo recomiendan conocer la ubicación de tu certificado digital, ya que tendrás que seleccionarlo durante el proceso de firma.
Así de sencillo es firmar un documento PDF con certificado digital
Una vez que tengas todos los requisitos en orden, puedes comenzar a firmar tu documento PDF con certificado digital. Abre Adobe Acrobat Reader DC y carga el archivo que quieras firmar. Para hacerlo, selecciona Archivo en la barra de menú y luego Abrir, o simplemente arrastra el documento a la ventana del programa. La otra opción pasa por seleccionar la opción Utilizar un certificado seleccionando la opción Todas las herramientas en la pantalla de inicio de la aplicación.
Con el documento abierto, busca la opción Firmar en la barra de herramientas superior. Al hacer clic en esta opción, se desplegarán varias alternativas; selecciona Añadir firma o Firmar digitalmente para comenzar el proceso.
En este punto, tendrás la opción de crear una firma manuscrita o utilizar tu certificado digital. Si decides optar por el certificado, se abrirá una ventana que mostrará los certificados disponibles en tu sistema. Selecciona el que quieras usar y haz clic en Continuar.
Una vez seleccionado el certificado, podrás colocar tu firma en el documento. Haz clic en el área del PDF donde prefieras que aparezca tu firma; Adobe Acrobat te permitirá ajustar el tamaño y la posición de la firma para que cuadre con el área indicada el documento. Tras dibujar el recuadro donde aparecerá estampada, la aplicación te permitirá personalizar la apariencia de la firma, pudiendo añadir información como tu nombre y la fecha o incluso incluir un logotipo.
Cuando estés satisfecho con la colocación y apariencia de la firma, haz clic en Firmar. A continuación, el programa te pedirá que introduzcas la contraseña de tu certificado digital para autenticar la firma. Introduce la contraseña y confirma.
Por último, no olvides guardar el documento que ahora lleva tu firma digital. Para ello, pulsa sobre Archivo en la parte superior del programa y selecciona Guardar como para crear una nueva versión del archivo. Y recuerda: cambia su nombre para que no reemplace el documento original.