Control de la jornada laboral, todo lo que debes saber sobre la nueva ley que obliga el registro

Hace un par de meses, el Gobierno aprobó una nueva ley que obliga a las empresas a llevar un registro de la jornada laboral de los trabajadores. Si has estado alerta sobre estas últimas novedades, sabrás que las organizaciones tienen de tiempo hasta el 12 de mayo (un plazo de dos meses, en total) para aplicar un sistema de control de la jornada laboral en sus empresas.

El nuevo sistema de control horario no ha llegado de la noche a la mañana. Nada más lejos de la realidad. En marzo de 2017 una sentencia del Tribunal Supremo eximía a las empresas de llevar el control horario de las jornadas ordinarias, llevando únicamente el control de las horas extraordinarias.

Pero a finales de enero de este mismo año, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) corrigió al Supremo, para obligar a las empresas a implantar un sistema que sirva para hacer el cómputo de las horas trabajadas. De ahí que el Gobierno de Pedro Sánchez aprobara un decreto ley que desde esta misma semana obliga a las empresas a llevar el registro de las jornadas y a los trabajadores, a fichar.

control horario

Las ventajas de volver a fichar con la ley del control horario

Algunas empresas han aceptado la legislación a regañadientes. No en vano, la nueva ley exige la implantación de un sistema, manual o automático, con el que las horas queden registradas. Las organizaciones, además, estarán obligadas a llevar el cómputo de las jornadas de sus trabajadores y tendrán que mantener esos registros hasta cuatro años, como mínimo, de modo que estén a disposición tanto de la empresa, como de los trabajadores o de cualquier inspección de trabajo que pueda darse.

Hay que tener en cuenta, eso sí, que esta ley tiene un sentido y unas aspiraciones y que por tanto, presenta ventajas para todas las partes. Las empresas, por ejemplo, tendrán ocasión de tener a mano las jornadas laborales de todos los trabajadores: sabrán cuántas horas hacen, si sobrepasan el tiempo que marca su contrato, si llegan pronto, si llegan tarde o si salen antes de tiempo. Esta información es oro cuando se trata de hacer políticas vinculadas al employer branding, la productividad y la retención de talento.

¿Y qué ventajas tiene la nueva ley de control horario del lado de los trabajadores? Aunque pueda parecerte increíble, más de la mitad de los trabajadores españoles afirman hacer más de 40 horas de la semana. Los empleados contratados a jornada parcial dicen, además, que no tienen una jornada que coincida con lo que realmente dice su contrato. Y no lo decimos nosotros. Son datos de la Encuesta de Población Activa (EPA) del cuarto trimestre de 2018, en la que para colmo de todo esto, el 48% de las personas que hacen horas extra, afirman que no las cobran.

Plantillas gratuitas para llevar el control horario en las empresas

Plantillas gratuitas para llevar el control horario en las empresas

Si bien existen herramientas especialmente diseñadas para este fin, es posible que si tu empresa es pequeña, tengas más que suficiente con llevar el control horario de las jornadas de tus empleados a través de un documento. Puedes hacerlo a través de un simple Excel, de modo que, aunque tendrás que hacerlo manualmente, podrás llevar a la perfección el control de las horas, tanto ordinarias como extra.

En este caso, eso sí, debes tener especialmente en cuenta un par de cuestiones:

  • Que tendrás que llevar el registro de forma manual (con todo el trabajo que todo esto supone)
  • Que debes conservar esta información al menos cuatro años (por si se produce una inspección)

Hemos encontrado algunas plantillas que pueden resultarte útiles y que puedes ejecutar fácilmente a través de Microsoft Excel o Google Docs. La primera plantilla que te proponemos es la de Factorial RH. En esta página encontrarás instrucciones para confeccionar tu propio Excel para el control horario, cosa que tiene su enjundia. Aunque si esto de las hojas de cálculo no es tu fuerte, lo mejor que puedes hacer es bajarte directamente una plantilla ya hecha, aunque en este caso está en formato PDF.

Pero donde hemos encontrado las mejores plantillas en Excel para llevar a cabo el control horario es en la página de Excel Gratis. Aquí tienes distintas opciones, todas muy útiles y operativas: la primera es una hoja de cálculo de dos páginas desde la que podrás llevar el control horario de una gran cantidad de empleados (si lo necesitas). El documento no va protegido con contraseña. La segunda es una plantilla de tres hojas, en la que podemos introducir la fecha, la hora de entrada y de salida y la referencia a buscar. Este documento sí está protegido con contraseña.

Por si lo necesitabas, también nos ha parecido interesante recomendarte esta otra plantilla, que es igual que las demás, pero que incluye descansos, por si en el caso de empresa es preciso añadirlos. Y por último, también queremos proponerte la descarga de una nueva plantilla para llevar el control horario que incluye otras columnas y celdas, útiles para introducir datos adicionales.

Si estas plantillas que te hemos proporcionado no terminan de convencerte, vamos a echar un vistazo a las de GestuEmpresa, que también pueden resultarte muy útiles. La primera es para contratos a tiempo parcial, con resúmenes mensuales de los registros. Contiene dos hojas, una con el horario continuo de trabajo y otro para las jornadas partidas. Veamos la segunda plantilla, que en este caso es útil para contratos a tiempo completo. Dentro del propio documento Excel se diferencian dos hojas según el tipo de horario, el continuo y el partido.

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Software de pago para el control horario

Si tienes una empresa grande o prefieres olvidarte de llevar a cabo el control horario de tus empleados de forma manual, tienes otra opción: contratar un software que te ofrezca este servicio de forma automatizada. La mayoría de servicios ofrecen directamente el servicio de fichaje e instalan servicios de identificación biométrica, a través de tarjetas u otras tecnologías.

Woffu es una herramienta muy interesante, porque además de ofrecer la gestión de vacaciones (algo muy útil tanto para equipos de RRHH como para empleados), nos ayuda a llevar el registro del control horario de los empleados, cumpliendo perfectamente con la legislación que ha aprobado el Gobierno. De hecho, toda la información se conservará en la nube, podrá consultarse en tiempo real y, evidentemente, se conservará durante (al menos) los cuatro años a los que obliga la legislación.

Y aunque esta es una herramienta muy completa para gestionar la cuestión del control horario, existen otros servicios, también de pago, a los que puedes optar para librarte de la engorrosa tarea de llevar manualmente el registro de horas trabajadas de tus empleados. Tienes soluciones como Exact, Control Laboral, Workmeter o AmsySystem.

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