20 preguntas y respuestas prácticas de Outlook
Outlook es una de las herramientas de correo electrónico más populares. Llevamos muchos años usando este programa para gestionar nuestro correo electrónico. No en vano, se trata de un sistema eficaz, dotado con infinidad de herramientas que nos ayudan muchí­simo a estar organizados.

Y es que además de funcionar como bandeja para nuestro correo electrónico, Outlook también cumple funciones de agenda y nos permite configurar alertas para cualquier acontecimiento o tarea. Hoy nos hemos propuesto responder a 20 preguntas prácticas de Outlook. Esperamos que te resulten útiles.

1. ¿Puedo usar atajos de teclado?

Por supuesto. Esta es una de las funciones más prácticas que tienen todos los programas de la suite ofimática de Microsoft Office. Si te aprendes estos atajos de teclado, podrás gestionar tu correo de manera más rápida. Los más utilizados son los siguientes:

  • Alt+S: Enviar un correo electrónico
  • Ctrl+R: Responder un correo electrónico
  • Ctrl+M: Enviar y recibir correos
  • Alt+W: Pasar al siguiente email o cambiar a la vista del calendario semanal
  • Alt+R: Responder a todos o cambiar a la vista del calendario de trabajo semanal
  • Ctrl+G: Abrir el cuadro “Ir a fecha” para saltar al dí­ que queramos del calendario

2. ¿Es posible borrar los mensajes que no me interesan de una manera más automática?

Sí­. Y es una buena manera de gestionar más rápido tus mensajes. Todo lo que tienes que hacer es crear una regla. Por ejemplo, si te interesa eliminar los mensajes de cierto remitente, solo tienes que hacer lo siguiente: pulsa encima del mensaje con el botón derecho del ratón y luego, elige Crear Regla. Marca la opción de Eliminar y especifica el remitente. Cuando termines, no te olvides de pulsar encima de Crear Regla o Aceptar.

 

firma outlook correo

3. ¿Es posible crear una o varias firmas para los correos?

Por supuesto. Es una de las funciones más clásicas de Outlook. Si quieres crear una firma o distintas firmas para tus correos, tienes que hacer lo siguiente: redacta un correo nuevo, abriendo un nuevo mensaje. Pulsa sobre el botón Firma para configurarla: tienes la opción de añadir todas las que quieras. 

Cuando quieras añadirla al correo, solo tendrás que pulsar encima para que se inserte automáticamente. Repite el mismo proceso para todas las firmas que necesites incluir.

4. ¿Cómo puedo ahorrar tiempo escribiendo mensaje?

Existe una función que nos permite insertar en el texto ciertos elementos rápidos. Pueden ser frases o fragmentos que escribes a menudo. Para añadirlos a un correo de manera automática, selecciona el texto y pulsa sobre Elementos rápidos > Insertar. Indica un nombre. Podrás insertarlos siempre que lo desees y no hará falta que lo reescribas.

5. ¿Cómo insertar una imagen en el correo?

Si quieres insertar una imagen dentro de un correo para que se visualice con el texto que has añadido, también lo tienes fácil. En lugar de añadir un adjunto, pulsa sobre el menú Insertar > Imagen o Imágenes prediseñadas. La imagen se pegará directamente en el cuerpo del mensaje y podrás editarla y redimensionarla como quieras.

carpeta de búsqueda

6. ¿Cómo hacer búsquedas más eficientes?

Puede que a menudo busques una misma cosa. Por ejemplo, los correos que te enví­a Marta. Para conseguir que estas búsquedas sean más eficientes, puedes configurar una carpeta de búsqueda. Crea una Nueva carpeta de búsqueda, eligiendo entre distintas opciones predeterminadas (personas especí­ficas, correos importantes…) y configurando una búsqueda personalizada.

Para encontrar mensajes más rápido, también puedes usar los filtros. Dentro de la opción Filtrar correo electrónico, puedes seleccionar la pestaña Inicio y elegir qué tipo de correos quieres ver: los no leí­dos, elegir categorí­as, con archivos adjuntos o los recibidos esta semana.

reglas y alertas

7. ¿Puedo organizar mejor mi correo?

Existe una sección desde la que puedes crear reglas. Esto significa que si tú quieres, podrás ejecutar distintas acciones automáticas en tu correo electrónico. Y esto te facilitará mucho las cosas. Sencillamente pulsa sobre el botón del menú Reglas y alertas.

Elige Nueva Regla para configurar la opción que consideres. Verás que puedes marcar los mensajes de una persona determinada para seguimiento, mover mensajes a carpetas especí­ficas o reproducir determinados sonidos al recibir los correos de alguien. Las opciones son muy amplias y totalmente configurables.

8. ¿Y si quiero enviar un mensaje sin que se muestre ningún destinatario?

Es un gesto muy sencillo, pero a mucha gente se le olvida. Y esto ocurre muy a menudo. Si quieres enviar mensajes sin que se muestre ningún destinatario, todo lo que tienes que hacer en Outlook es añadir todos los destinatarios en la casilla CCO en lugar de CC. De este modo, nadie verá quién más ha recibido al mensaje. 

retrasar entrega

9. ¿Se puede programar un correo para que se enví­e a una hora determinada?

Programar un mensaje de correo electrónico es bastante fácil. Dentro del mensaje en cuestión, accede al botón Retrasar entrega. Desde aquí­ podrás elegir a qué hora quieres enviar el mensaje y otras muchas opciones. De este modo, podrás entregar tu mensaje a la hora que desees. 

10. ¿Cómo configurar una respuesta automática?

Es tiempo de vacaciones, así­ que hay que configurar los clásicos mensajes de respuesta automática. Son muy útiles para advertir a nuestros contactos de que no estaremos disponibles durante unos dí­as determinados. Para configurarlo, elige Archivo > Respuestas automáticas > Enviar respuestas automáticas. 

Puedes establecer un intervalo concreto para que esos mensajes se enví­en automáticamente. Aunque también puedes desactivarlas las respuestas de forma manual. En el espacio Dentro de mi organización tendrás que escribir la respuesta que te interesa y pulsar Aceptar. 

notas outlook

11. ¿Tengo la opción de añadir notas o recordatorios?

Claro, ya te hemos indicado que Outlook es una herramienta muy útil para gestionar el correo electrónico, pero también para hacer las veces de asistente. Puedes añadir notas pulsando el siguiente atajo Ctrl+Shift+N. Verás que enseguida aparece una especie de nota parecida a un post-it, que podrás colgar en cualquier espacio.

En principio tiene un tono amarillento, como los post-it de verdad, pero puedes modificar el tono con el color que desees. Luego podrás ir gestionando estas notas según te convenga.

12. ¿Puedo crear una lista de distribución?

Sí­, es una opción muy práctica para no tener que añadir los mismos remitentes de siempre a un correo electrónico o lista de distribución. Dentro del espacio del nombre, elige el nombre de tu grupo de contactos. 

A continuación, tendrás que elegir los diferentes miembros. Puedes hacerlo desde la libreta de contactos. A continuación, Guarda y cierra. Tu lista de distribución ya habrá sido creada y podrás enviar los mensajes comunes que quieras.

buzon limpieza

13. ¿Cómo ganar espacio?

La inercia del dí­a a dí­a hace que muchas veces se nos acumulen los mensajes. Dentro de la sección del Archivo tendrás distintas opciones, que puedes ver pulsando en el botón Herramientas de limpieza. Aquí­ encontrarás Limpieza de buzón, Vaciar carpeta Elementos eliminados y Archivar. Úsalas regularmente para mantenerlo todo en orden.

14. ¿Puedo usar Gmail en Outlook?

La respuesta es sí­. Y te vendrá muy bien si prefieres usar Outlook para organizarte. Abre Gmail y pulsa sobre la sección de Configuración. A continuación, dentro de la pestaña Reenví­o y correo POP/IMAP elige la opción Habilitar IMAP. Guarda los cambios.

A continuación tendrás que acceder a tu correo electrónico e introducir la información correspondiente a la cuenta. Los datos que necesitas los tienes aquí­ abajo. Accede a Configuración de la cuenta, dentro de Archivo, para introducirlos y empezar a disfrutar de tu correo de Gmail en Outlook.

gmail outlook

15. ¿Cómo hacer una copia de seguridad de mis correos?

Las copias de seguridad son vitales si queremos conservar los mensajes de correo electrónico más importantes. Sobre todo si los usamos para el trabajo. Selecciona Archivo > Abrir > Importar. Elige la opción de Exportar un archivo. Selecciona Archivo de datos de Outlook (.pst) y pulsa en Siguiente. 

Elige la cuenta/carpeta de la que quieres hacer una copia de seguridad, elige una ubicación para almacenar el archivo y pulsa en Aceptar. También puedes protegerlo con contraseña.

16. ¿Cómo crear plantillas?

Abre un nuevo mensaje y escribe la plantilla que desees. Debe ser un texto que enví­es a menudo y que en este sentido, no te hará falta repetir. Cuando lo hayas terminado, elige Archivo > Guardar como > Guardar como tipo > Plantilla de Outlook. Escribe un nombre de plantilla y guarda.

Para usar la plantilla, dentro de Outlook accede a Inicio > Nuevo > Nuevos elementos > Más elementos y Elegir formulario. Pulsa en Buscar en > Plantillas del usuario en el sistema de archivos. Verás que se abre la carpeta de plantillas y que tienes que rescatar la más adecuada. Elige Abrir, añade destinatario y enví­a.

agenda más a la vista

17. ¿Cómo tener la agenda más a la vista?

La agenda de Outlook es muy útil, pero para acceder a ella hay que rebuscar un poco. Una opción interesante es la de descargar este complemento, que te permitirá instalar la agenda como fondo de pantalla de tu ordenador. De este modo, tendrás todas las citas y tareas a la vista. Se llama Outlook On Desktop y se tiene que descargar como extra.

18. ¿Puedo agrupar los mensajes?

Con Gmail estamos acostumbrados a ver los mensajes agrupados por conversaciones. Pues bien, por suerte en Outlook puedes hacer lo mismo. Para agrupar tus mensajes, accede a la pestaña ver y elige la opción Mostrar como conversaciones. Dentro podrás «Organizar por» y elegir distintas maneras de configurar tus correos.

vistas outlook

19. ¿Puedo configurar diferentes vistas?

Por supuesto. Outlook te permitirá configurar las vistas de tu bandeja de entrada de correo electrónico a tu antojo. De modo que podrás decidir si quieres ver una vista previa de los mensajes, decantarte por no abrirlos o elegir una vista vertical derecha, izquierda u horizontal. Las opciones son múltiples, así­ que para ir probando la configuración que más se ajuste a tu ritmo de trabajo, lo mejor es que accedas a la sección Vista. 

20. ¿Y si solo quiero recibir notificaciones para los mensajes más importantes?

Si eres dos que reciben decenas y decenas de mensajes al dí­a, quizá serí­a interesante que configures una opción para recibir solo los mensajes más importantes.  Accede a Archivo > Correo y dirí­gete a la sección Llegada del mensaje. Te recomendamos configurar esta sección para recibir solo las notificaciones de aquello que te interesa. Al mismo tiempo, tendrás la opción de configurar cómo quieres que sean las alertas de escritorio.

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