Dropbox es la herramienta más popular del mercado para guardar archivos en la red y para trabajar con archivos compartidos. Una plataforma que cuenta con una versión específica para el mundo profesional denominada Dropbox for Business. En las últimas semanas, la compañía ha desplegado nuevas funciones que mejoran notablemente las posibilidades de esta solución, como por ejemplo la capacidad de realizar comentarios en archivos sin tener que cruzar largas ristras de correos electrónicos (un problema muy habitual en el trabajo). Además, los usuarios que estén trabajando con documentos de Office pueden saber en todo momento qué usuario está editando el documento y así evitar las versiones duplicadas. Te contamos las principales herramientas de colaboración de Dropbox for Business.
Y empezamos por las características más recientes que se han desplegado en las últimas semanas. Entre ellas, seguramente la más importante es la que permite introducir directamente comentarios en un archivo y compartirlos con nuestros compañeros de trabajo. En este caso, se abre una barra lateral donde se pueden ver los últimos comentarios. Además, los usuarios pueden enviar un comentario específico a otra persona introduciendo su nombre para que reciba una notificación en su correo electrónico. Se trata de una característica que nos permite huir de las largas ristras de correos electrónicos que habitualmente esconden la información que estamos buscando (¿quién no lo ha vivido en su propia piel al trabajar en grupo?).
Otra de las características interesantes que han salido a la luz en los últimos tiempos (aunque los usuarios que escogen probar las características de forma temprana ya la tenían disponible desde el año anterior) es la que se dirige al uso de documentos de Office como Word o Excel. Y es que los profesionales pueden conocer quién está editando un documento en tiempo real, abrir la versión con los cambios actualizados del otro usuario o volver a nuestra versión con las modificaciones que realicemos. Además, en cualquier momento podemos copiar el link para acceder al documento y enviarlo a los usuarios que queramos. Esta es una de las opciones que resultan más atractivas en este tipo de plataformas, ya que se acaba el tener que estar enviando documentos adjuntos que cada vez incluyan nuevos cambios (y que pueden generar más de una confusión).
Uno de los puntos que más ha querido destacar Dropbox es el control avanzado de esta plataforma. Por ejemplo, se pueden establecer permisos específicos para cada usuario de forma que se mantenga la integridad de los datos. También se puede llevar a cabo la monitorización de la actividad dentro de esta plataforma, de modo que estemos al tanto de todos los movimientos que se llevan a cabo. Y todo ello con un escritorio centralizado con diferentes estadísticas del uso de Dropbox for Business. El precio de esta herramienta depende del número de usuarios que formen parte de nuestro plan. El plan básico incluye cinco usuarios con espacio online de 5 TB y 600 euros al año (o 60 euros por mes).
