Se acercan las vacaciones de verano y toca repartir fechas con los compañeros de la oficina o simplemente anunciar a tus clientes o colaboradores en qué períodos no vas a estar disponible. En la Red existen muchísimas herramientas que nos permiten informar a nuestros contactos sobre los períodos vacacionales, para que así no intenten contactar contigo o solventar algún problema laboral justo cuando te encuentras descansando en tu apartamento de Benidorm. La cosa está en que Google pone a disposición de los usuarios un amplio surtido de herramientas para trabajar y colaborar en la nube. Nos referimos, claro está, a Google Docs, la suite ofimática online que te permitirá crear un calendario laboral o de vacaciones para compartir con tus compañeros de trabajo, clientes o colaboradores. ¿No sabes cómo crearlo? A continuación te damos algunas claves.
1) Accede a Google Docs, la suite ofimática de Google en la nube. Pulsa sobre el botón rojo Crear y selecciona Hoja de cálculo. Verás que acto seguido se abre ante ti una hoja de cálculo tradicional, como las de Excel.
2) Empiezan las labores de edición. A partir de ahora, tendrás que diseñar el documento para indicar los días laborables y festivos de los próximos meses de este verano 2013. Mueve las celdas y deja un espacio en la primera, que te servirá para indicar los nombres de los componentes de tu equipo, despacho o empresa. En las siguientes celdas puedas añadir los meses de julio, agosto y septiembre, si quieres, o aquellos en los que vuestro equipo acostumbra a coger vacaciones. Añade todos los días del mes para que cada usuario de este documento pueda incorporar todas las jornadas en las que estará fuera de la oficina, incluidos los fines de semana.
3) Y ya casi lo tienes. Pon nombre al documento para que sea fácilmente identificable. Solo tienes que pinchar sobre el título actual (lo verás en la parte superior, junto al icono de la estrellita y por encima de la barra de tareas) para escribir: Vacaciones.
4) Una vez guardado, tendrás que compartir el documento con todas las personas que quieres que tengan acceso al mismo. Será necesario que estén registrados en Google (simplemente a través de una cuenta de Gmail) para poder acceder a él.
5) Comparte el documento con tus compañeros o colaboradores pinchando sobre el botón azul Compartir, situado en la parte derecha superior de la página. Ahora puedes hacer dos cosas: o bien seleccionar y copiar el enlace que te ofrece Google para enviarlo a través de un mensaje de correo electrónico o compartirlo directamente desde cualquiera de las herramientas propuestas: Gmail (por si quieres hacerlo de forma privada), Google Plus (la red social de Google), Facebook o Twitter. Si quieres configurar un acceso privado, tendrás que pulsar sobre el enlace Cambiar y seleccionar, una a una, las personas que pueden acceder al documento. Si te resulta más práctico, en la parte inferior encontrarás un recuadro denominado Añadir personas en el que podrás escribir directamente los nombres, las direcciones de correo electrónico o los grupos.
Si estás interesado en que otras personas puedan gestionar el documento, simplemente tendrás que acceder a la parte inferior de la página, pulsando sobre el botón Cambiar. Introduce sus nombres. Cuando hayas terminado, pincha en Fin.
El documento ya está preparado para que cada persona pueda añadir los días haciendo un sombreado en la franja de casillas correspondientes a sus jornadas de vacaciones. De esta manera, todos los miembros del equipo tendrán acceso al calendario de todos los empleados y tenerlo en cuenta a la hora de gestionar el trabajo en verano.