Cómo proteger un documento Word con contraseña

El procesador de textos Word es uno de los más utilizados, ya sea para ordenadores PC o para Mac. No siempre conviene dejar abierto un documento, de manera que cualquiera puede leerlo y modificar el texto. Para evitarlo, el usuario puede protegerlo con una contraseña. Es un procedimiento muy sencillo y rápido de completar, que se puede realizar en el momento de crear el documento o bien con posterioridad. Otra posibilidad es emplear una contraseña para impedir que otros usuarios modifiquen el formato del documento; así­ podrá pasar por varias manos sin que su apariencia se vea alterada.

Antes de empezar, unas advertencias generales. Es imprescindible recordar la contraseña, porque, si se olvida, no será posible recuperarla. El sistema emplea con contraseñas de ocho o más caracteres; de hecho, se recomienda trabajar con frases de catorce o más caracteres. También conviene combinar números, sí­mbolos y letras mayúsculas y minúsculas en una misma contraseña. A continuación explicamos cómo proteger un documento mediante contraseña en Microsoft Word 2007.

Para establecer una contraseña para un documento con Word 2007, lo primero es abrirlo. En segundo lugar, hay que hacer clic en el botón circular de Microsoft Office, que está situado en la esquina superior izquierda, y hacer clic en Guardar como. En la ventana emergente, se elige Herramientas y después Opciones generales.  Existen dos opciones: Contraseña de apertura (para abrir el documento) y Contraseña de escritura (para guardar los cambios en el documento). La contraseña de apertura es la más segura, porque utiliza un cifrado avanzado. En cambio la contraseña de escritura está pensada para que se pueda colaborar con los revisores del contenido en la elaboración del documento; sólo aquellos que tengan permiso podrán guardar las modificaciones. El usuario puede asignar ambas contraseñas a un mismo documento; lo ideal es que sean distintas. Se puede activar la casilla de Recomendado sólo lectura, para evitar que los revisores de contenido modifiquen el archivo por error. Después hay que hacer clic en Aceptar. Después, habrá que volver a escribir las contraseñas para confirmarlas y hacer clic en Aceptar. Luego se hace clic en Guardar. Para concluir, el sistema pregunta si el usuario desea reemplazar el documento existente, y es necesario hacer clic en Sí­.

Por otro lado, es posible restringir los cambios de formato. Para ello, hay que elegir la ficha Revisar y dentro del grupo Proteger documento (a la derecha de la parte superior) se selecciona la opción de Restringir formato y edición. En la sección Restricciones de formato en el panel de tareas se escoge Proteger documento, y se activa la casilla de Limitar el formato a una selección de estilos. Después, hay que hacer clic en Configuración para especificar los estilos que otros usuarios pueden cambiar o aplicar. Dentro de Estilos, es necesario asegurarse de que está activada la casilla de Limitar el formato a una selección de estilo. A continuación, hay que activar las casillas de verificación situadas junto a cada uno de los estilos que se desea permitir en el documento. Dentro de Formato, también hay que activar las casillas de verificación existentes junto a los tipos de formato deseados. Luego, se hace clic en Aceptar.

Puede suceder que aparezca un mensaje que alerte de que el documento puede contener tipos de formato o estilos no admitidos. En ese caso, existen dos posibilidades. La primera es hacer clic en Sí­ para quitar los estilos y los formatos no admitidos. La otra es hacer clic en No para conservarlos; eso implica que el resto de usuarios no podrán utilizarlos cuando editen el documento.

El siguiente paso es entrar en la sección Comenzar a aplicar, y hacer clic en la opción Sí­, aplicar la protección. Para asignar la contraseña que impide quitar la protección, hay que escribirla dentro del cuadro Escriba la nueva contraseña y luego hay que confirmarla.