Internet|26 julio 2013 7:39 pm

Cómo activar la respuesta automática de fuera de vacaciones en Outlook


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Si te marchas de vacaciones tienes que dejarlo todo atado y bien atado. Si sueles comunicarte con tus clientes, colaboradores y compañeros de trabajo a través del correo electrónico, será necesario que actives los denominados mensajes de respuesta automática para notificarles que estás disfrutando de un período de descanso y que hasta tu regreso no podrás responderles para gestionar su petición. Hace apenas unos días te contábamos cómo activar la respuesta automática en el correo Gmail. No obstante, si utilizas Outlook tendrás que seguir un procedimiento distinto. Configurarlo solo te tomará unos minutos. Verás que te resulta la mar de fácil si sigues estos consejos:

vacaciones outlook

1) Si utilizas Outlook 2010 solo tendrás que abrir el programa y pulsar sobre el menú Archivo > Información > Respuestas automáticas.

2) Pulsa sobre el botón Respuestas automáticas y selecciona la opción Enviar respuestas automáticas. Rápidamente se activará un menú de configuración. Una especie de asistente en el que podrás escribir el mensaje que deseas mandar a tus contactos.

3) Primero, eso sí, tendrás que elegir durante cuánto tiempo quieres mandar la respuesta de fuera de la oficina a las personas que contacten contigo. Puedes seleccionar un intervalo de fechas, por ejemplo, desde el día que empiezas a estar de vacaciones hasta el mismo día del regreso. Si no indicas una fecha de fin, tendrás que desactivar el envío de mensajes de forma manual, regresando sobre tus pasos y modificando la configuración.

4) Ahora ya puedes escribir el mensaje. En la parte inferior del menú encontrarás una caja de color blanco en la que añadir el texto, si quieres editando la fuente, el tamaño y los colores e introduciendo un enlace, si quieres redirigir a tus remitentes a un sitio web en concreto.

En este punto, tenemos que indicarte que podrás configurar dos tipos de mensajes. Uno para los que están dentro de tu organización (si es que quieres indicarles que estás fuera, aunque lo más probable es que ya lo sepan) y otro para los que están fuera, personas que no tienen por qué saber que estás de vacaciones, a no ser que los hayas avisado personalmente.

5) Finalmente, también tienes la opción de crear reglas para que el sistema de respuesta automática sea lo más efectivo posible y no se convierta en una máquina de bombardear mensajes a todo el mundo. Algunas opciones configurables permiten reenviar el mensaje entrante a otro compañero de trabajo que pueda dar respuesta o ocuparse del asunto en tu lugar, hacer que el mensaje se reenvíe a otra cuenta de Gmail o Hotmail para que podamos revisarlo a través de nuestras cuentas privadas, eliminar los mensajes de ciertos remitentes u organizar los mensajes en carpetas para que cuando nos reincorporemos al trabajo no nos encontremos una bandeja de entrada absolutamente caótica.

Para añadir cualquiera de estas reglas (existen decenas de opciones para clasificar y gestionar los mensajes mientras no estamos) solo tendrás que pulsar sobre el botón Agregar regla o Editar regla para modificarla.

Foto de: Rick Scully y TripShake

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