La sombra de Google cada vez se alarga más sobre Microsoft, haciendo poco a poco que sus aplicaciones online tengan las mismas funciones que los programas de oficina de la compañía de las ventanas. Pero en esta ocasión no se trata de la habitual guerra entre Google Docs y Office, sino del correo electrónico. Y es que Gmail ya puede enviar emails de forma automática, una función típica de Outlook, bastante útil cuando no atendemos el correo durante viajes o vacaciones.
Eso sí, para activarla hay que dar un paso absurdo que se podrían haber ahorrado: configurar nuestra cuenta de Gmail en inglés. Lo primero es irte a la pestaña Configuración en la parte superior derecha de la página, una vez que estás dentro de tu cuenta de correo. La primera opción que aparece en la pestaña General te permite cambiar el Idioma a Inglés (UK o US, da lo mismo). Al guardar los cambios, volveremos al menú principal de Gmail, pero con todo en inglés.
Ahora, hay que entrar a Settings y meternos en una pestaña que no aparecía en la versión española: Labs, la última de la derecha. Aquí aparece un listado con funciones desarrolladas por ingenieros de Google, para que actives y uses las que quieras. Pues bien, la que permite crear respuestas automáticas se llama «Canned Responses». La buscamos en el listado, marcamos la casilla Enable y nos vamos abajo del todo para pinchar en Save Changes.
De nuevo volveremos al menú principal de Gmail. Ahora, si quieres, puedes dejarlo en inglés o volver a ponerlo en español. Para esto último, entramos de nuevo a Settings y en la pestaña General elegimos Español en las opciones del desplegable del apartado Language. SI pinchas de nuevo en Save Changes, ya tendrás las respuestas automáticas listas para usar en español.
¿Y cómo se usan? Pues de dos formas, pero primero hay que crearlas. Para empezar, pincha en Redactar como si fueses a escribir un nuevo mensaje de correo. ¿Notas algún cambio? Si te fijas bien, al lado del enlace para adjuntar archivos aparece un nuevo invitado: Respuestas prediseñadas. Para crear tu propia respuesta, simplemente escríbela en el espacio correspondiente, como hemos hecho nosotros. Luego pincha en Respuestas prediseñadas y dale a Guardar nueva respuesta prediseñada.
Al hacer esto, Gmail te pedirá que le des un nombre genérico a dicha respuesta en una pequeña ventana. Después de escribirla y aceptar, volvemos a pinchar en Respuesta prediseñadas y ahí aparecerá la que acabamos de crear, como puedes ver en la captura. Aquí es cuando, como decíamos antes, aparecen las dos formas para usar estos mensajes que hemos creado previamente.
¿Sueles responder muchos correos con una respuesta genérica? Pues no tienes que escribirla cada vez que la uses ni tenerla guardada en el disco duro en un archivo de texto. Simplemente, cuando respondas cada mensaje, pinchas en Respuestas prediseñadas y abres el que corresponda para que se cargue automáticamente. Y luego, por supuesto, podemos hacer que Gmail los envíe ella sóla creando un Filtro.
Para hacerlo, de nuevo entramos en Configuración y elegimos la pestaña Filtros. Una vez ahí, pinchamos en Crear un filtro nuevo y comenzamos a personalizarlo. Podemos elegir los correos que nos lleguen en función de palabras que contengan o no, ya sea en el contenido del email o en su encabezado, o todos los que traigan algún archivo adjunto. Pero también está la sencilla opción de elegir los que sean enviados desde algunas direcciones en concreto, como nuestros contactos de trabajo o familiares.
Esto es lo más útil, porque por el momento no hay ninguna opción para seleccionar todos los emails entrantes o los que nos envíen todos nuestros contactos. La única forma sería escribir manualmente todas las direcciones, algo que puede ser bastante tedioso. Pero bueno, una vez que completamos este paso, pinchamos en Paso Siguiente y nos aparecen toda las opciones de filtros. La que nos interesa es Enviar respuesta prediseñada.
Si pinchas en el desplegable de al lado, aparecerán todas las respuestas que hayas creado previamente. Sólo tienes que elegir la que te interese. Para terminar el proceso, pinchamos en Crear un nuevo filtro y listo. Para modificarlo o suprimirlo, tendrás que volver a entrar en Configuración y, de nuevo, en Filtros. Al acceder, aparecerá un listado con todos tus filtros, y en todos los casos dos accesos directos para Editar o Suprimir.
En fin, una función bastante útil, pero con los habituales inconvenientes de todo lo que Google estrena (el viejo dicho de que «todo lo que sea Google siempre será beta»). Aparte de tener que cambiarnos momentáneamente al idioma inglés, lo cierto es que podrían haber puesto una opción para aplicar los filtros a todos los correos o contactos habituales. Pero para situaciones muy concretas, sirve perfectamente.
Vía: Official Gmail Blog
